ניהול כספים חכם עם Monday: המדריך המקיף לשליטה מלאה בתקציבים

שיתוף

ניהול כספים ב-Monday.com

פלטפורמת Monday.com מציעה כלים אינטואיטיביים לבניית לוחות ניהול כספים שמתאימים בדיוק לדרישות של כל חברה. על ידי הגדרת עמודות למעקב אחר תקציבים, הוצאות והכנסות, ניתן לשלב נתונים בזמן אמת ולהבטיח ניהול כספי שקול ויעיל. היכולת להתאים את המערכת לצרכים הייחודיים של כל ארגון מבטיחה שליטה מרבית בכל הפרטים הכספיים, מה שמעניק למנהלים כלי חזק לקבלת החלטות מושכלת.

הפלטפורמה מאפשרת גם לעקוב אחר תשלומים וקבלות, לזהות בעיות פוטנציאליות ולתזמן תשלומים באופן אוטומטי. עם יכולות כמו יצירת תזכורות, ניתוח מגמות ושילוב נתונים ממערכות חיצוניות, מנהלי כספים יכולים להבטיח שתזרים המזומנים של החברה מנוהל בצורה שקולה וחכמה, ובכך ליצור תהליך בקרה המונע בעיות פיננסיות לפני שהן מתפתחות.

התאמה אישית ואוטומציה

Monday.com מציעה גמישות רבה בהתאמה אישית של כלים לניהול כספי, שיעזרו לכל חברה לעמוד בדרישות הייחודיות שלה. ניתן להוסיף עמודות מותאמות אישית, להגדיר תהליכים אוטומטיים עבור משימות חוזרות וליצור תזכורות לפי קריטריונים ספציפיים. האינטגרציה של הלוחות עם כלים חיצוניים מאפשרת זרימת עבודה חלקה ומשולבת. כלי הניתוח של הפלטפורמה מסייעים בבנייה של תחזיות כספיות מדויקות, המנחות את הנהלת החברה בקבלת החלטות אסטרטגיות לטווח ארוך. יתרונות אלו מבטיחים ניהול יעיל של סיכונים ותקנות פיננסיות, משפרים את האמינות והיתרון התחרותי של הארגון.
הפלטפורמה תומכת בשיתוף פעולה בין-מחלקתי, ובפרט בין המחלקה הפיננסית לשאר המחלקות. כך, כל הגורמים בארגון יכולים להבין טוב יותר את המצב הכלכלי ולתרום להחלטות ענייניות.
לצד זאת, כלי הבקרה והאכיפה הפיננסיים של הפלטפורמה מאפשרים מעקב אחר תהליכים כספיים ועמידה בנהלים ובמדיניות הרלוונטיים. הדבר מקל על המעקב והשליטה בפעילות הכספית ומפחית את הסיכון לבעיות פיננסיות. משימות שבעבר דרשו זמן ומשאבים רבים, מתבצעות כעת ביעילות רבה יותר, ומאפשרות למנהלים להתמקד בפיתוח והשגת יעדים אסטרטגיים ארוכי טווח.

אינטגרציה של כלים כספיים

אחת היתרונות הבולטים של Monday.com היא היכולת להתממשק עם מגוון רחב של כלים כספיים, מה שמסייע לארגונים לנהל את הכספים שלהם ביעילות ובדיוק.
לדוגמה:

•  QuickBooks ו- Zoho Books מספקים נתונים כספיים כולל תזרים מזומנים וחשבוניות, מה שמאפשר בניית תקציבים מדויקים.
• Salesforce מאפשר שילוב נתוני מכירות עם הנתונים הכספיים לפרספקטיבה אסטרטגית על ההכנסות.
• SAP ו-Microsoft Dynamics 365 מציעים גישה לנתונים ארגוניים רחבים, תזרים מזומנים מתקדם ותכנון משאבי אנוש.

השילוב של נתונים מהכלים האלה עם לוחות הניהול ב-Monday.com מספק תמונה מלאה ומעודכנת של המצב הכלכלי, מה שמאפשר לקבל החלטות מהירות ומדויקות יותר. האינטגרציה משפרת גם את היכולת לנתח מגמות כספיות ולתכנן מהלכים אסטרטגיים בהתאם לנתונים המתעדכנים.

בנוסף, האינטגרציה מסייעת בשיפור שיתוף הפעולה בין מחלקות שונות, כאשר כל המחלקות יכולות לגשת ולראות את המידע הכספי בזמן אמת. זהו יתרון משמעותי בפעילות היומיומית של כל חברה, שכן זה מאפשר תיאום ציפיות ומניעת חוסר הבנות או טעויות פיננסיות.

היכולת להתממשק עם מגוון רחב של מערכות ניהול כספים דרך API היא אחד מהיתרונות הבולטים של Monday.com.  אנו, כחברת טכנולוגיה מובילה בתחום, מתמחים ביצירת התממשקויות מותאמות אישית שמאפשרות אינטגרציה חלקה עם מערכות כגון חשבשבת, רווחית, ופריוריטי. היכולת שלנו להתאים ולהרחיב את יכולות האינטגרציה של Monday.com מבטיחה שכל לקוח יוכל להתאים את הפלטפורמה לצרכים הייחודיים של הארגון שלו, ולמקסם את היעילות והדיוק בניהול הכספים. זה כולל גם פיתוח יכולות חדשות בהתאם לדרישות המשתנות של השוק והתמודדות עם אתגרים טכנולוגיים מתקדמים. כל זאת מאפשר לארגונים לייעל ולשכלל את מתודולוגיית העבודה.

דשבורדים ודוחות

דשבורדים (או בעברית לוח מחוונים ניהולי) ב- Monday.comמאפשרים ניהול מידע ודיווח בצורה חזותית ואינטראקטיבית, תוך מתן כלים עוצמתיים למנהלי וסמנכ"לי כספים לפיקוח וניתוח נתונים כספיים בזמן אמת. הנה 4 דוגמאות לדשבורדים שאפשר לבנות באמצעות Monday:

1. דשבורד תזרים מזומנים – ניטור כניסות ויציאות כספים, חיזוי תזרימים עתידיים, והזהירות מפני חריגות.
2. דשבורד ביצועים לעומת תקציב – השוואה בין ההוצאות המתוכננות לבין ההוצאות הממשיות, עם פירוט לפי מחלקות או פרויקטים.
3. דשבורד הכנסות והוצאות – מצג של נתונים מפורטים על מקורות ההכנסות וההוצאות העיקריות.
4. דשבורד תיקוף רגולטורי – מעקב אחר תקנות והוראות חשבונאיות, ובדיקת התאמה שוטפת לדרישות הרגולטוריות.

דשבורדים אלה מאפשרים שיתוף פעולה וגישה למידע מדויק ומעודכן, מה שמסייע למנהלים לנהל את הכספים בצורה יעילה ואפקטיבית. ניתן להגדיר התראות אוטומטיות שמיועדות להפוך את ניהול הכספים ליותר נוח, אינטואיטיבי ומדויק. מנהלי כספים יכולים לקבוע תנאים וסף חריגה שעבורם ישלחו התראות ברגע שנתון מסוים חורג מהגדרות אלו, לדוגמה חריגות מתקציב, שינויים בתזרים המזומנים, או כל שינוי חשוב אחר. ניתן לקבוע את אופן קבלת ההתראות בין אם זה  בדוא"ל, הודעות פוש או ערוצים אחרים שמשולבים עם הפלטפורמה.

Case Study: כך עזרנו לחברת הייטק לאתר חריגות ולייעל את ניהול המשאבים

לקוחה שלנו, חברה בתחום ההייטק, התמודדה עם קושי באיתור חריגות תקציב בזמן אמת ועם אתגרים נוספים בניהול של משאבי הפיתוח. הצגנו להם פתרון המבוסס על אינטגרציה של מערכות SAP וSalesforce לתוך פלטפורמת Monday.com, תוך יצירת דשבורד מותאם אישית. הדשבורד כלל אוטומציות לאיתור חריגות, והקמת מנגנון התראות שמעדכן את סמנכ"ל הכספים בזמן אמת על כל חריגה מהמתוכנן.
התוצאה: שיפור משמעותי בשקיפות וביעילות הניהול הכספי של החברה.

אוטומציות שימושיות לניהול כספים דרך Monday.com

הטמעת אוטומציות ב-Monday.com יכולה להיות כלי חזק מאוד לניהול כספי, מכיוון שהיא מאפשרת מיקסום של יעילות ופחות עבודה ידנית. הנה 5 דוגמאות לאוטומציות שימושיות לניהול כספים דרך Monday.com:
1. אוטומציה לניטור תקציבים: הגדרת התראות אוטומטיות שתופעלנה כאשר פרויקט כלשהו חורג מהתקציב שהוקצה לו. ניתן לשלוח הודעה למנהל הפרויקט ולמנהל הכספים במקביל.
2. תזכורות לאישור הוצאות: הגדרת תזכורות אוטומטיות למנהלים לאשר הוצאות מראש לפני ביצוען. זה יכול למנוע הוצאות לא מורשות ולשמור על שליטה רבה יותר בזרימת הכספים.
3. אוטומציות לקבלת דוחות כספיים: שליחה אוטומטית של דוחות כספיים חודשיים או רבעוניים למייל של המנהלים. זה מסייע לשמור על עדכון קבוע ושוטף של מצב הכספים ללא צורך בפנייה יזומה.
4. אוטומציה לניהול חוזים ותשלומים: הגדרת תהליכים אוטומטיים להזכיר לפני תפוגת חוזים או תשלומים קריטיים, מה שמונע עיכובים ודמי פיגור.
5. אוטומציה להתראות בנוגע לתשלומים תקועים: באמצעות קביעת התראות שתופעלנה כאשר תשלום כלשהו נתקע, הארגון יוכל לטפל בבעיות זרימת מזומנים בזמן אמת. לדוגמה, אם חשבונית של לקוח לא שולם בזמן, האוטומציה תשלח הודעה לאדם אחראי לטפל בנושא, מה שיאפשר מעקב ופתרון מהיר של הבעיה לפני שהיא גוררת השלכות כספיות רחבות יותר לארגון.

Case Study: חברת ייצור מגדילה רווחיות דרך ניהול משופר

חברת ייצור שפנתה אלינו נתקלה בקשיים להבין את רמות הרווחיות של מוצריה. הצענו להם פתרון שכלל בניית דשבורד ב-Monday.com, שמחשב את עלויות הייצור ומסנכרן את נתוני השיווק והמכירות. דשבורד זה הציג את נתוני המכירות החודשיים ביחס לאחוזי הרווחיות, מה שאיפשר לחברה לקבל תובנות על איזה מוצרים כדאי להשקיע בהם יותר בתחומי השיווק והפרסום כדי להגדיל את מחזור המכירות.
התוצאה: שיפור משמעותי בהבנה וניהול הרווחיות של כל קטגוריית מוצר.

איך עמודת הנוסחאות תעזור לכם לבצע חישובים אוטומטיים?

עמודות הפורמולה ב-Monday.com מספקות כלי חזק לביצוע חישובים אוטומטיים שיכולים לשפר משמעותית את ניתוח התקציב ובקרת הנתונים. על ידי הגדרת פורמולות מותאמות אישית, ניתן לחשב את ההפרשים בין ההוצאות המתוכננות לבין ההוצאות הממשיות, לעקוב אחרי יתרות וחובות, ולנתח תזרימים כספיים עתידיים. השימוש בפורמולות מאפשר להציג נתונים בצורה חזותית וממוקדת, ולספק תובנות חיוניות לקבלת החלטות נבונות בזמן אמת. ניתן להגדיר חישובים כגון החזר ROI, ניתוח נקודת שוויון, ומדידת ביצועים כלכליים מול יעדים אסטרטגיים, המסייעים להבטיח שהארגון עומד במטרותיו הכספיות ומניע אותו לקראת צמיחה כלכלית.

הנה 5 דוגמאות ייעודיות לחישובים אוטומטיים בניהול כספים שיכולים להיות מועילים בשימוש ב-Monday.com:

1. חישוב תקציב לפי פרויקט
הגדרת פורמולה שמחשבת את סך ההוצאות המותרות לפרויקט מסוים לעומת ההוצאות בפועל. הפורמולה יכולה להיות מוגדרת להתריע במידה וההוצאות חורגות מהתקציב המוקצה.
2. ניתוח תזרים מזומנים
הקמת חישוב אוטומטי שמעקב אחר הכנסות והוצאות בזמן אמת ומספק תחזית לתזרים המזומנים לתקופות הבאות. הנתונים מאפשרים לזהות מגמות ולהתכונן מראש להוצאות גדולות או לזמנים בהם צפוי מחסור בנזילות.
3. כדאיות השקעות
שימוש בפורמולות לחישוב ROI (תשואה על ההשקעה) עבור הוצאות ופרויקטים מסוימים. החישוב מאפשר להעריך האם ההשקעה בפרויקט נתון יכולה להניב תועלת כלכלית לארגון ולהחליט בהתאם על המשך התמיכה בו או השבת ההוצאה.
4. חישוב יתרות וחובות
הגדרת פורמולה לחישוב סכומי חובות ונכסים, מה שמאפשר לקבל תמונת מצב שוטפת של היתרות הפיננסיות של הארגון.
5. בדיקת כדאיות השקעות
ניתוח החזר ההשקעה (ROI) באמצעות פורמולות שמחשבות את התשואה בהשוואה להוצאה, לעזור בהחלטות על המשך או סיום השקעות פיננסיות.

טיפים לניהול כספים דרך Monday.com

שימוש יעיל ב Monday.com לניהול כספים דורש לא רק הקמת דשבורדים אלא גם ניצול מלא של יכולות האוטומציה והאינטגרציה שהפלטפורמה מציעה. הנה מספר טיפים ופעולות מומלצות:
1. סטנדרטיזציה של תהליכים
חשוב להגדיר סטנדרטים ועקרונות ברורים לכל תהליכי הכספים בארגון, כגון ניהול תזרים מזומנים, תחזיות והוצאות. השימוש בתבניות מוגדרות מראש יכול לעזור לשמור על עקביות ולמנוע טעויות.
2. הגדרת התראות חכמות
לצד הגדרת התהליכים, חשוב להגדיר התראות אוטומטיות שיעזרו לזהות בזמן אמת חריגות מהנורמה ולקבל תמונה עדכנית של המצב הכספי. התראות יכולות לכלול חריגה מתקציב, הוצאות לא מתוכננות ועוד.
3. שילוב כלים חיצוניים
השתמשו בכלי אינטגרציה של Monday.com לשילוב מערכות כספיות חיצוניות, כך שכל הנתונים הרלוונטיים יהיו זמינים ונגישים ממקום אחד. זה מקל על המעקב אחר נתונים ומאפשר תכנון טוב יותר.
4. הכשרה ותמיכה טכנית
ודאו שכל הצוותים מודעים ליכולות של הפלטפורמה ומכירים את הדרכים לנצל אותה למקסימום. הציעו הדרכות וסדנאות תקופתיות לשיפור השימוש בכלים. כמו כן, הקפידו על תמיכה טכנית רציפה כדי לטפל בכל שאלה או בעיה שעשויה לעלות.
5. אופטימיזציה של דיווחים
מומלץ להשתמש בכלים לאוטומציה של דיווחים ב-Monday.com כדי לייעל את תהליכי הדיווח הכספי. ניתן להגדיר דוחות שיופקו אוטומטית בתדירות שבחרתם, מה שמקטין טעויות ומאפשר לכם להקדיש יותר זמן לניתוח הנתונים ולקבלת החלטות.
6. בקרה ואיתור נקודות תורפה
הקפדה על שימוש באנליטיקה מתקדמת של Monday.com יכולה לעזור לזהות נקודות תורפה בתהליכים הכספיים. לדוגמה, ניתן לנתח השפעות של שינויים קטנים בהוצאות או בהכנסות ולזהות מגמות שצריכות תשומת לב מיוחדת.

יתרונות שימוש ב-Monday.com לניהול כספים

השימוש ב-Monday.com לניהול כספים מציע מספר יתרונות משמעותיים לכל עסק. פלטפורמה זו מאפשרת אינטגרציה רחבה עם מערכות כספיות, מספקת כלים לניהול ואנליזה מדויקים של נתונים כספיים ומגבשת את כל המידע בממשק משתמש נוח ואינטואיטיבי. היכולת להגדיר דשבורדים מותאמים אישית, התראות חכמות ולשלב אוטומציה בתהליכים הכספיים מבטיחה ניהול יעיל ופרודוקטיבי. חברות המשתמשות ב-Monday.com מדווחות על שיפור בשקיפות, בקבלת החלטות וביכולת להתמודד עם אתגרים כלכליים בזמן אמת.

שירות הטמעת Monday

קבוצת Web3D בשיתוף פעולה עם Monday.com, מספקת שירות הטמעת מערכת מאנדיי בכל סדר גודל ובהתאמה מלאה לכל תחום עסקי. החברה מתמחה בפיתוח פתרונות ייעודיים לסמנכ"לי כספים (CFO) ומנהלי כספים. תהליך העבודה שלנו כולל בחינה עמוקה של המבנה הארגוני והצרכים של המחלקה הפיננסיים, כולל תכנון מותאם אישית של דשבורדים ואוטומציות.
לאנשי המקצוע במחלקת הטמעת מערכות יש היכרות מעמיקה עם מאנדיי ושליטה בכל פיצ'ר שיש למערכת להציע, כולל כל האינטגרציות עם המערכות הקיימות וניהול המידע. הבקיאות והשליטה במערכת מבטיחה תהליך הטמעה שבסופו מאנדיי מתאימה את עצמה ב-100% לצרכי החברה במקום שעובדי החברה יתאימו את עצמם למערכת. בעזרת ניסיון רב של מעל עשור בהטמעת פתרונות בארגונים ממגוון סקטורים, אנו משלבים את הידע והיכולות הטכניות עם כלים מתקדמים של Monday.com ליצירת פתרון מותאם המבטיח ניהול כספים יעיל ומדויק.

נכתב ע"י

אלון שניידרמן

מומחה באפיון UI/UX, ניתוח דפוסי התנהגות ופיתוח אסטרטגיות שיווק.

אלון מרצה בכיר בתחום הדיגיטל, יוצא יחידת 8200, יזם ומלווה סטארטאפים, מנכ"ל ובעלים של קבוצת Web3D המעניקה מזה 25 שנה שירותי פיתוח אתרים ומערכות תוכנה, מיתוג עסקי ושיווק דיגיטלי.