תוכן עניינים פתח
בישראל פועלות כ-260 רשויות מקומיות (נכון ל-2025), כולן נדרשות לנהל עשרות פרויקטים, תקציבים ויוזמות מדי שנה – הכל תחת בקרה ציבורית, רגולציה ממשלתית וציפייה לשקיפות. משרד הפנים מציע לרשויות מודל סדור לבניית תוכניות עבודה אפקטיביות, אך היישום בפועל נשען לרוב על מערכות ידניות, מסמכים מפוזרים וקבצי אקסל. כאן נכנסת לתמונה מערכת הניהול של Monday.com המאפשרת לראשונה להפוך את כל עקרונות המודל לניהול ציבורי לתהליך דיגיטלי מדיד ושיתופי.
במאמר זה נבחן כיצד כל שלב במודל הרשמי של משרד הפנים מתורגם לכלי מעשי בתוך מאנדיי ואיך רשויות השלטון המקומי, בכל סדר גודל, יכולות ליישם אותו ביעילות תוך התייחסות לצרכים השונים של דרג הניהולי ודרגי הביצוע.
מהי מאנדיי ואיך רשויות מוניציפליות משתמשות בה בפועל?
מאנדיי היא למעשה פלטפורמה מתקדמת לניהול עבודה (Work OS) המאפשרת לגופים ציבוריים לנהל תהליכים, פרויקטים, פיתוח תוכניות עירוניות, תקציבים ומשימות בסביבת עבודה אחת – שקופה, מודולרית ונגישה לכל הגורמים הרלוונטיים ולכל הדרגים. הייחודיות שמאנדיי מביאה לניהול מערכות אזרחיות ציבוריות הינה היכולת ליצור חיבור ישיר, מתמשך ויעיל בין הדרג הניהולי לדרג הביצועי. זהו כלי שנותן מענה מלא וכולל לכל הנדרש לצורך תיאום, פיקוח והתנעה של משימות בזמן אמת. בעוד שהעובדים מקבלים משימות ברורות עם אחריות וזמן יעד, המנהלים יכולים לראות בזמן אמת היכן נוצרים פערים, לבטל כפילויות ולתעדף משימות – הכל מתוך ראייה ניהולית מבוססת נתונים ולא מתוך הנחות.
לצד חברות עסקיות וארגונים, ניתן לראות ב-2025 יותר ויותר ערים ורשויות מקומיות ברחבי העולם שבוחרות לייעל את הניהול האזרחי והפיננסי בעזרת מאנדיי. אחת מהן זו עיריית בולטימור בארה”ב, שעובדיה נעזרים במאנדיי בכל הנוגע לניהול שירותים בין אגפיים, מערך אישורים פנימי ומעקב אחר פרויקטים לפיתוח תשתיות. בבריטניה המערכת אושרה לרכישה במכרזים ממשלתיים תחת מסגרת G-Cloud, והיא נמצאת בשימוש במאות גופים ציבוריים. מאנדיי עומדת בתקני אבטחת מידע מחמירים (כגון SOC 2 ו-ISO 27001) ומתאימה לשימוש בגופים רגישים כגון משרדי ממשלה, רשויות מקומיות ומוסדות חינוך.
בישראל ניתן ללמוד מהעיר הגדולה ביותר על שילוב מאנדיי. גם עיריית ת”א, כמו בולטימור, בחרה במאנדיי לניהול תהליכי עבודה חוצי אגפים, כולל ניהול שגרת החיים, פיתוח תשתיות, מתן שירות לתושב ותיאום עבודה בין מחלקות, קבלני משנה וספקים חיצוניים. הפלטפורמה מסייעת להנהלה לקבל תמונת מצב עדכנית ומהימנה, ולעובדי העירייה להבין מה נדרש מהם בכל שלב, בצורה נגישה וברורה.
איך היכולות של מאנדיי משתלבות בניהול רשות מקומית?
יישום מדיניות
לכל ראש עיר או מועצה מקומית יש חזון או קווי יסוד הנקבעים ע”י חברי המועצה – מהן מטרות העל והערכים שיביאו להשגתן בכל תוכנית עבודה. הקושי האמיתי הוא ביישום החזון בשטח, באופן כזה שיניע תוכניות, יקבע סדרי עדיפויות, וישמש בסיס לקביעת מדיניות רוחבית. מאנדיי מספקת מענה אפקטיבי לכל האתגרים שעומדים בפני מנהלים ברשות מוניציפלית:
• לתרגם עקרונות כלליים למדיניות יישומית: החזון מופיע כלוח קבוע שנמצא בבסיס תכנון התוכניות, היעדים והמשימות. כל פעולה נקשרת למטרת־על.
• לוודא שכל אגף פועל לפי החזון: באמצעות לוחות מותאמים, מנהלים יכולים לזהות פרויקטים שסוטים מהכיוון הרצוי, ולהשוות בין מחלקות לפי רמת יישום.
• לתת לעובדים נקודת מבט בהקשר הרחב: בין אם זה אגף הפיקוח, התברואה, הבנייה או החינוך – מי שפוגשים את התושבים בשטח מבינים את התמונה המלאה. כלומר, לא רק מהן הפעולות הנדרשות, אלא גם מה המשמעויות שלהן. זה מפחית התנגדויות, מגביר מעורבות ומאפשר לעובדים ליישר קו ולקבל החלטות שמשרתות את המדיניות.
הערכת מצב אמיתית מבוססת נתונים
יכולת ההנהלה לקבל החלטות מושכלות ברשות מקומית תלויה באיכות הנתונים המוזרמים מהשטח. בפועל, המציאות מורכבת הרבה יותר. אם ניקח כדוגמה מפקחים מקצועיים או רכזי שטח הנדרשים לאסוף ולהעביר מידע תחת עומס ולחץ של זמן, ללא עקביות בפורמטים ודרכי הדיווח ולעיתים באמצעים ידניים. מנהלים מצדם מתקשים להצליב מידע, לזהות מגמות ולהגיב בזמן אמת. זהו צוואר בקבוק ניהולי שחוזר על עצמו ברוב הרשויות.
מאנדיי מספקת מענה מלא לאתגר הזה באמצעות לוחות הערכת מצב שמותאמים לכל אגף. גורמי הביצוע נהנים מממשק פשוט להזנת מידע, טפסים אחידים, ותזכורות אוטומטיות שמבטיחות השלמה מלאה של הנתונים. הדרג הניהולי מקבל תצוגה חזותית של כלל המידע: גרפים, מגמות, פערים ונקודות סיכון. המערכת מאפשרת לנתח ולהצליב מידע בקלות, לגבש תובנות, לבחון דרכי פעולה ולהעביר הוראות לביצוע בזמן אמת, בלי להמתין לדוחות שיגיעו בעתיד כגון סיכומים רבעוניים.
יעדים מדידים בכל אגף בעירייה
הצלחה בניהול רשות מקומית לא נמדדת בסוף 5 שנות הקדנציה של העומדים בראשה, אלא לאורך כל הדרך. כל תקצוב וכל פרויקט חדש צריך לקדם את החזון והמדיניות תוך קביעת יעדים ברורים, מדידים וברי ביצוע. עבור דרג ההנהלה, האתגר הוא בהגדרת מטרות שאפתניות אך ריאליות, שניתן לפקח עליהן ולתכלל את העבודה בין כל הגורמים ברשות. עבור הדרג המבצעי, האתגר הוא להבין בדיוק מהו היעד, מה תפקידם בהשגתו, מתי ובאיזה אופן הוא נמדד.
בעזרת מאנדיי ניתן לבנות תבניות ייעודיות לכל יעד שתקבעו, הכוללות מדדים, תקציבים, לו”ז, בעלי תפקידים וסינכרון בין המחלקות השונות. מנהלות וראשי אגפים יכולים לבחון את התמונה המלאה, לזהות כפילויות או פערים, לטפל בבעיות שהעובד בשטח מציף בזמן אמת, לבצע תעדוף מושכל ולהבטיח שהיעדים מתחברים לתוכנית האסטרטגית הרחבה של הרשות. במקביל, העובדים מקבלים תצוגה ממוקדת. הם בפוקוס רק על מה שרלוונטי להם, בצורה בהירה ואינטואיטיבית כך הופכים היעדים האגפיים מכלי תכנוני כללי – למנגנון ביצועי מתוזמן וברור, שמתרגם כל יעד לפעולה מדידה בשטח, תוך ניטור מתמיד של סטטוס ועמידה בזמנים. זהו שינוי שמתחיל מההגדרה ומסתיים בתוצאה מדידה.
הורדה לביצוע של משימות אופרטיביות
בניהול מוניציפלי, המעבר ממדיניות להוצאה לפועל תלוי ביכולת של כל עובד לדעת בדיוק מה נדרש ממנו, מה הדדליין ומי הגורם האחראי. אחת מנקודות הכשל הנפוצות בתהליך היישום היא חוסר בהירות בשטח: בקשות לביצוע שמועברות בעל פה, מסמכים לא מסונכרנים, קבצים או תוכניות שאינם נגישים לכולם. התוצאה כבר ידועה לכם – עיכובים, הנחיות שנופלות בין הכיסאות, טעויות בניהול הזמן והתקציב ואף עבודה כפולה ומיותרת.
למערכת מאנדיי יש את כל הכלים לתת מענה מדויק לכל דרג
עבור עובדי העירייה או המועצה: כל משימה היא פריט ברור, עם לוח זמנים, אחראי, סטטוס, תקציב והערות.
עבור המנהלים: מדובר בכלי שליטה מתקדם המאפשר לראות את כל המשימות הפתוחות, לתעדף, לזהות צווארי בקבוק בזמן אמת ולבצע התאמות תוך כדי תנועה.
קבלני משנה וספקים חיצוניים: ניהול שוטף של רשות מקומית נשען גם על קבלנים חיצוניים וספקים שנותנים שירותים לתושבים. בין אם זה מחלקת הגינון, התברואה, ניהול צהרונים, עבודות תשתית או אבטחה – כל נותן שירות יכול לתת דיווח ולהיות תחת מעקב ופיקוח בתוך מערכת מאנדיי. זה כולל מעקב אחר התשלומים, איכות השירות, זמן תגובה וביצוע וסטטוס טיפול בתקלות.
בזכות תצוגות מותאמות אישית, תזכורות אוטומטיות ושקיפות מלאה, מאנדיי הופכת את סביבת העבודה ממבולבלת למנוהלת. תיאום בין צוותים, מעקב אחרי התקדמות וביצוע מדויק הופכים לשגרה – לא לנטל.
מדדים ובקרה: לנתח, להבין ולייעל
איסוף מדדים ודוחות הוא חלק בלתי נפרד מתהליך הניהול בכל רשות מקומית. האתגר האמיתי הוא להפיק מהם תובנות פרקטיות בזמן אמת: להבין מגמות רוחביות, לזהות פערים בין תכנון לביצוע, ולהשתמש במדדים לצורך קבלת החלטות מושכלות. מנגד, הדרג הביצועי זקוק להכוונה יומיומית: האם עומדים ביעדים, איפה יש חוסרים, ומה ניתן לשפר כאן ועכשיו, ולא בדיעבד כשמאוחר מדי לתקן.
מאנדיי הופכת את המדדים לכלי ניהולי חי – לא רק דוחות סטטיים:
עבור ההנהלה: ניתן להגדיר שדות KPI בלוחות, להפיק מהם דוחות מותאמים אישית ודשבורדים אסטרטגיים. התצוגה מאפשרת לרדת לרזולוציות לפי תחום פעילות, טווח זמן, אגף או אחראי – ולזהות מגמות עוד לפני שנוצר כשל. בנוסף, ניתן להפעיל התראות אוטומטיות שמתריעות במקרה של חריגות מהיעדים, עיכובים בביצוע או חריגה מהתקציב ומאפשרות למנהלים להגיב בזמן אמת.
עבור העובדים: המדדים מוצגים בצורה ברורה וממוקדת רק מה שרלוונטי להם. העובד רואה בזמן אמת אם המשימות הושלמו, האם יש פערים, ומה נחשב הצלחה – בלי להציף אותו במידע וסטטיסטיקה מיותרת.
מעגל תכנון שנתי: הופכים את התהליך לשגרת עבודה ארגונית
אחד הקשיים שחוזרים על עצמם הוא חוסר עקביות בתכנון. בכל שנה התהליך מתחיל כמעט מאפס – בלי תשתית סדורה, בלי לוחות זמנים קבועים ובלי תיעוד מסודר של מה נעשה בעבר. מנהלי מחלקות ואגפים מתקשים לעקוב בחתך רוחבי אחר ההתקדמות, והעובדים מתקשים להבין מה מצופה מהם בכל שלב לאורך השנה.
מאנדיי מציעה דרך ברורה להתמודד עם האתגר הזה: בניית לוח שנתי קבוע עם אבני דרך מוגדרים מראש. זה יכול להיות: איסוף נתונים, סדנאות תכנון, פרסום מכרזים לשנה הבאה, היערכות לסיום התקשרות עם ספקים, אירועים קבועים, אישור תוכניות עבודה, דיוני תקציב ובקרה רבעונית.
עבור ההנהלה: מדובר ביצירת שדרה קבועה של ניהול – מבנה אחיד שחוזר על עצמו מדי שנה, עם יכולת להשוות בין שנים, להסיק מסקנות ולבצע התאמות מתמשכות.
עבור העובדים: הלוח מבהיר בכל רגע נתון היכן הרשות נמצאת בתוך מעגל השנה, מה מצופה מהם עכשיו, ומה השלב הבא בתהליך.
כך הופך התכנון השנתי מתהליך חד פעמי לשגרה מקצועית שמייצרת שיפור מתמיד, עם יכולת השוואה בין שנים והפקת לקחים אמיתית. יישום עקבי של מעגל התכנון במערכת מאפשר לרשות לא רק לעמוד בדרישות משרד הפנים אלא גם לתת מענה בזמן לתושב ולשפר את התפקוד הפנים ארגוני לאורך זמן.
יישום חכם של מדיניות ממשלתית באמצעים דיגיטליים
בשנת 2025 כל הרשויות המקומיות בישראל נדרשות לייעל תהליכי עבודה, לצמצם את הבירוקרטיה ליישם תוכניות עבודה אפקטיביות לפי מתווה משרד הפנים. לא מעט מהרשויות מתקשות לעשות זאת בגלל שהם “תקועים” עם כלי ניהול מיושנים ותהליכים ידניים. מאנדיי מציעה פתרון שלם: להוביל חזון לתוכנית עבודה ברורה, עם משימות, יעדים, מדדים ובקרה – בלוח עבודה אחד ובזמינות תמידית לכל הדרגים.
נתונים גלובליים, מראים ש־מעל 80% מהפרויקטים ברשויות ובמגזר הציבורי חורגים מהמשימות והתקציב, בעוד רק 0.5% עומדים באמות המידה של זמן, תקציב ותועלת . מה שאומר שאם רשות רוצה באמת לעמוד ביעדיה – היא חייבת לשלב כלי דיגיטלי שמאפשר בקרה, התראה ושקיפות ללא שגיאות או עיכובים. הטמעה של Monday.com מאפשרת לרשויות מקומיות לשפר עמידה בזמנים, לצמצם עיכובים, ולהניע את הפעילות התכנונית והביצועית על בסיס מדדים אמיתיים. כך כל השקעה בתשתית ניהול חכמה מתורגמת לתוצאות ממשיות בשטח ולשיפור שביעות הרצון הן של העובדים והן של התושבים.
איך בוחרים שותף להטמעת מאנדיי ברשות מקומית ולמה זה חשוב?
המעבר של רשות מקומית לניהול בעזרת מערכת מאנדיי, זו החלטה שהיא הרבה יותר מבחירה בפלטפורמה עצמה – אלא גם בשותף שילווה את הארגון לכל אורך הדרך. המטמיע הוא הגורם שמתאים את המערכת למבנה הרשות, מגדיר את המדדים, מאפיין את הלוחות, מדריך את המשתמשים ובעיקר: מבטיח שהמערכת תשרת את היעדים של הרשות ולא תישאר בגדר טכנולוגיה לא מנוצלת.
Web3D היא שותפה רשמית ומוסמכת של Monday.com עם ניסיון של 28 שנה בהובלת פרויקטים מורכבים של טרנספורמציה דיגיטלית, אפיון מערכות והטמעת פתרונות עבודה חכמים. חברתנו פועלת לאורך השנים במגוון רחב של סקטורים – מהמגזר המוניציפלי והממשלתי, דרך מערכת הבריאות והחינוך, ועד לתחום הביטחוני, התחבורתי והתעשייתי, תוך הבנה מעמיקה של מבנים ארגוניים, תהליכי עבודה ורגולציה ציבורית.
אנו ב-Web3D בעלי ניסיון ייחודי בעבודה עם עיריות, מועצות מקומיות ואזוריות, תאגידים עירוניים ולגופים ציבוריים הפועלים תחת הרשות. יש לנו יכולת מוכחת בהובלת פרויקטים חוצי אגפים ובכל היקף. היכרותנו עם המבנה המורכב של רשויות – הכולל תחומי תכנון, תקצוב, חינוך, רווחה, לוגיסטיקה, תפעול, ומשאבי אנוש – מאפשרת לנו לבנות עבורכם מעטפת מאנדיי מלאה עם הפתרונות הכי מדויקים שמחוברים למציאות הארגונית בכל דרג.
צוות המומחים של Web3D כולל מהנדסי תעשייה וניהול, יועצי תהליכים, אנשי מערכות מידע ומומחי UX/UI – כולם בעלי ניסיון מוכח בעבודה עם ארגונים מרובי דרגים ותהליכים. השירות כולל אפיון תהליכי העבודה הייחודיים של הרשות, התאמה של הפלטפורמה לצרכים הארגוניים והטמעה הדרגתית הכוללת ליווי, הכשרה, תיעוד והפקת דוחות להנהלה ולמשרדי ממשלה.
בנוסף, Web3D מקפידה על עמידה מלאה בתקנים הנדרשים לעבודה עם רשויות מקומיות בישראל – כולל תקני נגישות, אבטחת מידע והנחיות ממשלתיות לשירותים דיגיטליים. החברה מוסמכת לתקני ISO 27001 (ניהול אבטחת מידע) ו-ISO 9001 (ניהול איכות), ומיישמת אותם באופן סדור בכל פרויקט – לרבות בפרויקטים מול עיריות ומועצות. עמידה בתקנים אלו מבטיחה לרשות המקומית רמת אבטחה, איכות ושליטה תפעולית ברמה הגבוהה ביותר. הפתרונות שהיא מיישמת עומדים בתקנות הרגולטוריות הרלוונטיות ומספקים לרשות ביטחון, תאימות ויכולת דיווח נוחה לכלל הגורמים הממשלתיים.
במילים פשוטות: בהטמעת מאנדיי עם Web3D, לא מקבלים רק מערכת מנוהלת היטב – אלא שותף אסטרטגי שמבין את עולמות הניהול מוניציפלי, מזהה את הצרכים של הרשות, ומלווה אותה יד ביד בהובלת שינוי תפעולי אמיתי. תהליך האפיון וההטמעה שמבצעת Web3D מכוון ליעדים האמיתיים של הרשות, מותאם למבנה הארגוני שלה, מייצר אימפקט מדיד, ונשען על הבנה עמוקה של אתגרי השלטון המקומי בישראל.
שאלות ותשובות על ניהול תוכניות עבודה ברשויות מקומיות בעזרת מאנדיי
מהי Monday וכיצד היא מסייעת לרשויות מקומיות?
Monday היא מערכת לניהול תהליכים, פרויקטים ויעדים, שמאפשרת לרשויות לעבור מניהול ידני ומבוזר לניהול דיגיטלי, שקוף ומבוסס נתונים – בהתאם למתווה משרד הפנים.
איך מאנדיי עוזרת לחבר בין חזון עירוני לבין פעילות בשטח?
המערכת מאפשרת לבנות לוחות עבודה שמקשרים בין חזון ומדיניות עירונית לבין משימות יומיומיות. כל פרויקט, יעד או משימה נגזרים מהחזון, מוצגים בצורה ברורה, ונמדדים בהתאם למדדים שנקבעו.
מה היתרון של מאנדיי לעומת ניהול באקסל או מסמכים ידניים?
בעוד אקסלים פזורים אינם מעודכנים בזמן אמת, מאנדיי מציעה לוח עבודה מרכזי עם תזכורות, סנכרון בין אגפים, תצוגות מותאמות ודוחות מתקדמים – שמונעים חוסר תיאום וביצוע כפול.
כיצד ניתן לנהל מדדים ו-KPI ברמה יומיומית במאנדיי?
אפשר להגדיר שדות KPI בלוחות, להפעיל התראות על חריגות, לנתח מגמות וליצור דשבורדים מותאמים למנהלים. המדדים מוצגים גם לעובדים באופן פשוט וברור.
האם מאנדיי מתאימה לדרישות משרד הפנים בנוגע לתכנון ובקרה?
כן. מאנדיי מאפשרת לנהל את כל שלבי מחזור התכנון השנתי – חזון, הערכת מצב, קביעת יעדים, ביצוע ובקרה – במבנה שמתואם למודל הרשמי של משרד הפנים.
האם יש דוגמאות לרשויות שכבר משתמשות במאנדיי?
כן. אחת הדוגמאות הבולטות היא עיריית תל אביב משתמשת במאנדיי לניהול בין אגפי של פרויקטים, משימות ושירות לתושב.
איך מאנדיי משפיעה על תהליך קבלת ההחלטות?
באמצעות איסוף מידע מהשטח בזמן אמת, ניתוח פערים והצגת נתונים בצורה חזותית, ההנהלה יכולה לקבל החלטות מושכלות, מהר יותר ובאופן מבוסס נתונים.
מה החשיבות בבחירת שותף הטמעה נכון?
הצלחת הפרויקט תלויה לא רק בפלטפורמה אלא בגוף שמלווה את התהליך. שותף ההטמעה מוודא התאמה לתהליכים הקיימים, מגדיר לוחות ומדדים, מדריך את המשתמשים ומוביל לשימוש אפקטיבי של המערכת.
למה לבחור ב-Web3D כשותף הטמעה לרשות מקומית?
Web3D היא שותפה מוסמכת של Monday עם ניסיון של 28 שנה בשירות גופים ציבוריים. היא מתמחה בעבודה עם עיריות, מועצות ותאגידים עירוניים, תוך עמידה בתקני ISO 27001 ו-ISO 9001, והתאמה מלאה לדרישות רגולציה.
מה כולל תהליך ההטמעה ש-Web3D מציעה?
אפיון מותאם לתהליכים העירוניים, בניית בורדים, הדרכות, ליווי שוטף, תיעוד והפקת דוחות לממשלה ולהנהלה. הכל תחת פיקוח מקצועי ובליווי מהנדסי תעשייה וניהול ומומחי מערכות מידע.
אלון שניידרמן
מומחה באפיון UI/UX, ניתוח דפוסי התנהגות ופיתוח אסטרטגיות שיווק.המשך קריאה - מאמרים נוספים
