תוכן עניינים פתח
במשרד עורכי דין, כל דקה עשויה להשפיע על שכר הטרחה, על עמידה בלוחות זמנים, על התנהלות מול לקוחות ולעיתים גם על תוצאה משפטית. יום עבודה שגרתי כולל טיפול בתיקים מקבילים, תיאום בין גורמים שונים, מעקב אחר דיונים ומועדים, תיעוד פעולות, עבודה מול לקוחות וספקים, עדכון ושמירת מסמכים ותכתובות. כאשר חלק מהמידע נרשם ביומן, חלק אחר באקסל, תזכורות בוואטסאפ ומסמכים במייל – קשה יותר לשלוט על המצב ולראות את התמונה המלאה. במילים אחרות, העבודה מתבצעת אך היא מפוזרת, לא מתועדת כפי שצריך וגוזלת זמן יקר בניהול פנימי.
למרות ההבנה הגוברת בצורך בכלים דיגיטליים, משרדים רבים עדיין פועלים בשיטות מסורתיות או מתבססים על תוכנות שאינן מתקשרות זו עם זו. התוצאה: חוסר בקרה, עומס ניהולי ושחיקה הן ברמה התפעולית והן באיכות השירות ללקוח. בדיוק כאן נכנסת לתמונה Monday.com: מערכת לניהול תהליכי עבודה שמאפשרת למשרדי עורכי דין ליצור סביבת עבודה מסודרת, ברורה ומתואמת. יותר ויותר עורכי דין מכל תחומי ההתמחות: ליטיגציה, נדל”ן, משפט מסחרי, נזיקין ועוד, מגלים כיצד הם יכולים לנהל תיקים, לקוחות, זמנים ומשימות ממקום אחד, ולבנות תהליכי עבודה פשוטים ואחידים לכל הצוות.
מאנדי מאפשרת לעצב את סביבת העבודה של המשרד בהתאם לצרכים הספציפיים שלו: פתיחת תיק חדש, שיוך לעורך דין, ניהול יומן, שליחת תזכורות אוטומטיות, הפקת חשבוניות ועוד. היא תומכת בעבודה שוטפת, גם של עורך דין עצמאי וגם של משרד עם צוות של עשרות עובדים. בנוסף, המערכת מתממשקת לכלים שמוכרים לעורכי הדין בישראל – כולל Outlook, Google Calendar, Zoom, DocuSign, ואפילו למערכות משפטיות ייעודיות ומערכות ניהול תיקים כמו ליגל, כלים שלובים ונט המשפט – כך שנשמרת שליטה מלאה בכל נקודת מגע מול הלקוח והמערכת המשפטית.
מה מייחד את מאנדיי לעורכי דין? ניהול ברור, מעקב מדויק, וחיסכון בזמן
אומנם מאנדיי לא נוצרה במיוחד לתחום המשפטי, אך אנו יודעים להתאים אותה באופן מדויק יותר מרוב הכלים הקיימים. בזכות המבנה הגמיש שלה, כל משרד יכול לבנות לעצמו בורדים מותאמים לניהול תיקים, משימות, פגישות וחשבוניות. עורכי הדין, המתמחים וצוות המשרד רואים בדיוק מה מצב כל לקוח, מה בוצע ומה מצריך טיפול נוסף, בלי לחפש בין דוא”ל, פתקים או מסמכים. בעבודה משפטית, שבה סדר ודיוק הם הכרח, מדובר ביתרון ברור.
אחד הצרכים החשובים לעורכי דין היא היכולת לעקוב אחר שעות עבודה. מאנדיי מאפשרת תיעוד מסודר לפי לקוח, תיק או פרויקט כולל מד זמן פנימי, דוחות שעות והפקת חשבוניות מותאמות. כשכל דקה מתועדת וכל פעולה נרשמת, ניתן להפיק דוחות מסכמים לכל צורך בלחיצת כפתור. יכולת זו מפחיתה טעויות, משפרת את השקיפות מול הלקוח ומחזקת את התנהלות המשרד מבחינה פיננסית.
בנוסף, מאנדי מאפשרת להטמיע הפעלות אוטומטיות פשוטות כגון שליחת התראות, תזכורות, עדכוני מצב או פתיחת משימות לפי תנאים מקדימים. למשל, כאשר מתווסף מסמך לתיק מסוים, נשלחת התראת עדכון לעורך הדין המטפל. דוגמה נוספת: ניתן לקבוע כי יום או יומיים לפני דיון בבית המשפט תתווסף אוטומטית משימה להכנת סיכום. התוצאה: פחות זמן מבוזבז על מעקב ידני, ויותר זמן שמוקדש למהות- עבודה משפטית איכותית.
מעבר לכך, המערכת מספקת שליטה מלאה על כל הנעשה במשרד: מי מטפל במה, מתי, מה כבר הושלם ומה עדיין פתוח. היא מפחיתה את התלות בזיכרון של אנשים או ביוזמה אישית, ויוצרת שגרות עבודה יציבות, מדויקות ומתועדות – גם לצוות צעיר או מתמחים.
איך מאנדיי משתלבת בתהליכי העבודה הקיימים בלי לשנות את הדרך שבה אתם עובדים?
אנו מבינים את החשש שמתלווה להטמעת מערכת ניהול חדשה, אך מאנדיי לא באה לשנות את הדרך שבה אתם עובדים, אלא לשפר ולייעל אותה. היא מאפשרת לכם להמשיך לנהל את המשרד באותה שיטה שאתם מכירים, רק בצורה חכמה, מדויקת ונשלטת יותר. במקום ריבוי כלים, מעקב ידני או קפיצות בין מערכות אתם מקבלים סביבת עבודה אחת שמאחדת את כל מה שאתם כבר עושים היום, ומוסיפה שכבת ניהול, סדר ואוטומציה.
בבסיס הגישה של מאנדי עומדת התאמה גמישה לתהליכים הקיימים: פתיחת תיק, שיבוץ עו”ד, ניהול פגישות, מעקב אחר לוח זמנים, שליחת מכתבים ללקוחות או תיעוד שיחות – כל אלה יכולים להישאר כפי שהם, רק לקבל מסגרת ברורה, תזמון מדויק ואחריות משותפת. מעבר לכך, משימות רבות שמתבצעות כיום באופן ידני – כמו שליחת תזכורות לדיונים, הפקת סיכומים, או עדכון מצב תיק – יכולות להפוך לאוטומטיות לחלוטין באמצעות הפעלות אוטומטיות של מאנדיי.
לצד זה, המערכת יודעת גם להשתלב עם כלים קיימים במשרד. אם אתם עובדים עם מערכת מדידת שעות או ניהול חשבונות שיש לה ממשק API פתוח, ניתן לחבר אותה ל-Monday ולקבל עדכונים בזמן אמת, להפעיל תהליכים אוטומטיים, או לייבא נתונים בצורה מסודרת. הדבר נכון גם למערכות כמו ליגל או יומנים חיצוניים. אין צורך לנטוש את הכלים שכבר עובדים בשבילכם, פשוט להפוך אותם לחלק ממערכת אחת שמרכזת את התמונה הגדולה.
כל זה קורה בלי להעמיס על הצוות, בלי שינוי ארגוני דרמטי ובלי עקומת למידה מיותרת. מאנדיי משתלבת בדיוק איפה שצריך: בין אדם למשימה, בין משימה לתיק, ובין תיק לניהול המשרד כולו. כך אתם מקבלים שליטה טובה יותר, זמן שמתפנה לעבודה המשפטית עצמה, והפחתה ניכרת בעומס התפעולי.
איך עורכי דין בתחומים שונים עושים שימוש יומיומי במאנדיי?
מאנדי מאפשרת לכל משרד עורכי דין, מכל תחום התמחות, לבנות סביבת עבודה שמותאמת לא רק לניהול התיקים, אלא לניהול הכולל של המשרד. בין אם מדובר בליטיגציה, נדל”ן או משפט מסחרי, ובין אם מדובר בגבייה, ניהול עובדים או תהליכי גיוס, הכול נמצא בבורד אחד, ברור ומדויק. למשרדי ליטיגציה, המערכת מאפשרת ניהול תיקי התדיינות לפי שלבים: הגשת תביעה, מענה, תצהירים, הכנה לדיון, מעקב אחרי החלטות ועדכון שוטף של הלקוח. כל פעולה מתועדת, מתוזמנת, וניתנת לחלוקה בין עורכי הדין בצוות.
במשרדי נדל”ן, ניתן לבנות בורדים לעסקאות הכוללים מעקב אחר מצב הסכם, תיאומים עם הרשויות, רישום בטאבו, ניהול תשלומים ודיווחים לרמ”י. המערכת שולחת התראות אוטומטיות ומאפשרת תיעוד מסמכים לכל שלב.
במשרדים המתמחים במשפט מסחרי, חוזים וייעוץ שוטף, מאנדי משמשת לניהול לקוחות עסקיים: תיעוד פגישות, מעקב אחר בקשות, קבלת מסמכים, פתיחת פרויקטים חוזרים והגדרת רמת שירות מוסכמת מראש (SLA) לכל לקוח.
מעבר לכך, מאנדיי מתאימה גם לניהול גבייה ותהליכים פיננסיים: ניתן לבנות בורדים המשלבים מעקב אחר חשבוניות פתוחות, תשלומים בפועל, תזכורות ללקוחות והפעלת נציגי גבייה. כל פעולה ניתנת להפעלה אוטומטית למשל, הודעת תזכורת נשלחת אוטומטית לאחר מספר ימים מוגדר.
כמו כן, אפשר לנהל באמצעותה את תחום כוח האדם והמשאבים: קליטת עובדים חדשים, תהליכי גיוס (כולל ראיונות, מבחנים, אישורים), ניהול בקשות חופשה, שיחות משוב תקופתיות, ואף מעקב אחר תקציב שעות או חלוקת עומסים בין עורכי הדין.
גם תהליך קליטת לקוח חדש הופך לברור ומובנה: מהשיחה הראשונית, דרך שליחת הסכם, תיעוד הפרטים והצמדת התיק לעו”ד מטפל – הכול מתבצע באופן שקוף, מתועד ואחיד, עם טפסים מותאמים,
שלבים ברורים והגדרת אחריות.
עמידה בתקני אבטחת מידע
אחד החששות הבולטים אצל משרדי עורכי דין הוא נושא האבטחה ולא במקרה. מאחר שכל תיק מכיל מידע רגיש, תקשורת עם לקוחות, מסמכים אישיים ופרטים משפטיים מסווגים, נדרש פתרון שמבטיח שמירה מחמירה על כל נתון. Monday.com עומדת בתקני אבטחת המידע הבינלאומיים המחמירים ביותר: ISO 27001, SOC 2/3 ו-CSA STAR. המידע מוצפן הן בשלב השמירה (AES 256) והן בשלב ההעברה (TLS 1.2 ומעלה), עם מנגנוני הרשאות לפי תפקיד, אימות דו-שלבי וניטור קבוע של גישה ושימוש. בנוסף, המערכת מאפשרת אירוח נתונים באירופה ותואמת לדרישות חוק הגנת הפרטיות בישראל.
תהליך הטמעת מאנדיי מותאם לצרכים שלכם
כדי שמאנדיי תשרת את המשרד באופן מדויק, תהליך ההטמעה בנוי משלבים שמאפשרים התאמה אישית מלאה. ראשית, מתבצע מיפוי מעמיק של התהליכים: מהם סוגי התיקים, איך מתבצעת העבודה בין אנשי הצוות, באילו שלבים עובר כל תיק, ואילו ממשקים קיימים מול הלקוחות. לאחר מכן נבנה מסמך אפיון טכני הכולל תיאור של תהליך עבודה קיים, מטרות השימוש בבורד, מבנה העמודות הנדרש, תנאים להפעלות אוטומטיות, סוגי המשתמשים וההרשאות הנדרשות, וכן התאמה למערכות צד שלישי רלוונטיות – לדוגמה Outlook, מערכת לניהול שעות, או מערכת משפטית כזו או אחרת.
בהמשך בונים אבטיפוס של בורד אחד ומשיקים אותו לקבוצת עובדים מצומצמת לצורך פיילוט. רק לאחר בדיקה ודיוק של התהליך, נפתח את הבורדים לכלל העובדים בפירמה. צוות העובדים מקבל הדרכה אישית ותמיכה שוטפת לאורך זמן, תוך שיפור מתמיד של המערכת לפי צרכים שעולים מהשטח.
תהליך זה מתבצע בשיתוף פעולה הדוק עם המשרד, ללא שינוי דרמטי בתרבות הארגונית וללא עומס מיותר על הצוות. המערכת משתלבת בדיוק היכן שצריך – בין משימות לפעולות, בין לקוחות לעובדים – כך שהתוצאה היא ניהול משרד מדויק, חכם ואחיד. Monday מתאימה את עצמה למשרד, לא להפך.
כמה זמן וכסף חוסך לכם המעבר לניהול במאנדיי?
הטמעה נכונה של מאנדי מייצרת תועלות מוחשיות כבר מהשלב הראשון. מנתונים של לקוחות Monday.com ניתן לומר שהטמעה נכונה של מאנדי עשויה לייצר חיסכון מוערך של 5-7 שעות עבודה בשבוע לעובד, בהתאם להיקף הפעילות ורמת השימוש באוטומציות. מעבר לכך, המערכת תורמת להקטנת טעויות, לשיפור תהליכי תיעוד ולייעול גבייה וניהול עומסים. ניתן למדוד את השיפור בפעילות דרך מדדים כמו זמן סגירת תיק, מהירות תגובה ללקוח, אחוזי ההצלחה בעמידה בזמנים ויעילות כלכלית לפי שעות עבודה מושקעות מול שכר טרחה שנגבה.
איך לבחור חברה להטמעת מאנדיי באופן מקצועי ומדויק לכם?
כמו בכל חברה עסקית גם במשרד עו”ד הטמעת מאנדיי אינה מסתכמת בהתקנה וחיבור. מדובר בתהליך הדורש הבנה עמוקה של תהליכי עבודה, אפיון תחומי ההתמחות והתאמה למערכות קיימות. לכן, מומלץ לבחור בגוף בעל ניסיון מוכח בהובלת תהליכי טרנספורמציה דיגיטלית. קבוצת Web3D הינה פרטנר רשמי ומוסמך של Monday.com, מתמחה בהטמעות מורכבות גם בארגונים גדולים וגם במשרדים קטנים ובינוניים. החברה פועלת בתחום מעל עשור ועם ניסיון מצטבר של 28 שנה, עם עשרות פרויקטים מוצלחים, וצוות מקצועי הכולל מהנדסי תעשייה וניהול, אנשי מערכות מידע ואפיון שמכירים היטב את עולמות המשפט, הייעוץ והארגון.
לצד תהליך האפיון, Web3D מציעה מעטפת מלאה הכוללת הדרכות, תמיכה והטמעה הדרגתית בצוותים שונים. בנוסף, לחברה מחלקת פיתוח ייעודית שמייצרת אינטגרציות בהתאמה אישית למערכות חיצוניות. כך ניתן לנהל את כל פעילות המשרד ממקום אחד, בלי לוותר על המערכות הקיימות, אלא דווקא תוך חיבור חכם ביניהן.
שאלות נפוצות על Monday לעורכי דין
מה היתרון של מאנדיי בניהול משרד עורכי דין?
מאנדיי מאפשרת לעורכי דין לנהל את כל פעילויות המשרד: תיקים, לקוחות, משימות, לוחות זמנים, גבייה והדרכות – הכל מתנקז למערכת אחת. היא יוצרת סדר, מפחיתה עומס תפעולי, ומשפרת שליטה, שקיפות ויעילות בכל שלב בעבודה.
איך Monday משתלבת עם תוכנות משפטיות קיימות?
המערכת תומכת באינטגרציות עם מערכות נפוצות במשרדי עורכי דין, כמו ליגל, כלים שלובים,נט המשפט,מערכות למדידת שעות עבודה, Outlook ו-Google Calendar. כל מערכת עם API פתוח ניתנת לשילוב במערכת המאנדיי שלכם, כדי שהמידע יזרום בצורה חכמה בין כל נקודות הממשק של המשרד.
האם Monday עומדת בדרישות אבטחת מידע לעורכי דין בישראל?
כן. Monday עומדת בתקני ISO 27001, SOC 2 ו-CSA STAR, תומכת בהצפנת מידע מתקדמת (TLS 1.2 ומעלה ו-AES 256), ומאפשרת הגדרת הרשאות לפי תפקידים. היא תואמת לחוק הגנת הפרטיות בישראל, ומציעה גם אירוח נתונים באירופה.
כמה זמן לוקחת הטמעה של Monday בפירמת עו”ד?
תהליך הטמעה מקצועי נמשך לרוב בין 6 ל-8 שבועות. הוא כולל מיפוי תהליכי עבודה, בניית בורדים מותאמים, הדרכות לצוות, ופיילוט מבוקר, עד לפריסה מלאה ושימוש שוטף.
האם Monday מתאימה גם לניהול גבייה, גיוס ומשאבי אנוש?
בהחלט. Monday מיועדת גם לניהול תהליכים משרדיים תומכים: מעקב אחר גבייה, קליטת עובדים, ניהול הדרכות, טיפול בפניות לקוחות, תיעוד ישיבות וגיוס כוח אדם. כל תהליך שנעשה כיום במיילים, אקסלים או מסמכים – ניתן לרכז ולייעל במערכת אחת.
כיצד מודדים את התועלת של Monday במשרד עו”ד?
ניתן למדוד ROI לפי חיסכון בזמן תפעול (כ־5–7 שעות שבועיות לעובד), שיפור בתיעוד, ירידה בשגיאות, קיצור זמני סגירת תיקים, ושיפור בתקשורת עם לקוחות. כל אלה תורמים ישירות לשורת הרווח של המשרד.
מי מבצע את ההטמעה בפועל?
מומלץ להיעזר בפרטנר רשמי של Monday עם התמחות בתחום המשפטי. למשל Web3D היא אחת המוכרות והמובילות בישראל בתחום ההטמעות, עם צוות מהנדסי תעשייה וניהול ופיתוח תוכנה. היא מלווה את המשרד לכל אורך הדרך, מאפיון ראשוני ועד תמיכה שוטפת.
אלון שניידרמן
מומחה באפיון UI/UX, ניתוח דפוסי התנהגות ופיתוח אסטרטגיות שיווק.המשך קריאה - מאמרים נוספים
