תוכן עניינים פתח
אצל הרבה עסקים מאנדי לניהול פרויקטים נכנסת לתמונה בדיוק ברגע שבו כבר אי אפשר לסבול את הבלגן. יש קבצי אקסל שלא ברור מי עדכן ומתי, משימות שקבורות בשרשורי מייל בלתי נגמרים, הודעות בוואטסאפ שאף אחד לא מוצא בדיעבד ותחושה כללית שהארגון עובד מאוד קשה אבל לא באמת מצליח לשלוט בפרויקטים שרצים בו. מישהו בארגון שומע על מאנדיי, נרשם, פותח כמה לוחות, מזמין את הצוות ומקווה שפה הבלגן ייגמר. בשבועות הראשונים יש תחושת התלהבות. כולם לוחצים על כפתורים חדשים, צובעים סטטוסים, מוסיפים עמודות ומרגישים שעברו לעולם מודרני. אבל אז המציאות צפה מחדש. חלק מהעובדים ממשיכים להשתמש רק באקסל כי שם הם מרגישים בטוח, אחרים פותחים לוחות אישיים במאנדי לניהול פרויקטים שאף אחד חוץ מהם לא רואה, יש משימות שמופיעות פעמיים בשני לוחות שונים בלי קשר ביניהן, ובתוך זמן קצר נוצר מצב שבו צריך כבר מערכת נפרדת כדי להבין מה קורה בתוך המערכת. במקום נקודת אמת אחת יש יותר מקומות שבהם המידע מתפצל. אם עוצרים לרגע למדוד את המחיר רואים שזו לא רק תחושת כאוס אלא גם נזק כספי. צוות של חמישה אנשים שמבזבז בכל יום עבודה רק עשר דקות על חיפוש משימה במערכת הלא נכונה או על בירור סטטוס במייל במקום לראות אותו מוכן בדוח, מאבד במצטבר בערך שלושים ושבע שעות עבודה בכל חודש. אלו כמעט שבוע עבודה מלא שמתבזבז רק על תנועה בין מקורות מידע. מאנדי לניהול פרויקטים במצב כזה נתפסת ככלי שלא סיפק את הסחורה, אבל האמת היא שלא הכלי נכשל אלא האופן שבו ניסו להטמיע אותו. בלי חשיבה על תהליך העבודה, על שפה אחידה ועל אחריות ברורה, המערכת נשארת שילוב של תבניות מוכנות ולא הופכת למערכת ניהול פרויקטים שמחזיקה את הארגון במקום אחד.
ככה נראית מאנדי לניהול פרויקטים כשהכול יושב במקום
כשהטמעה של מאנדי לניהול פרויקטים נעשית בצורה נכונה התמונה משתנה לגמרי. מאנדיי מפסיקה להיות עוד אייקון בסרגל האפליקציות והופכת למסך הבקרה של העסק. מנהל שנכנס בבוקר למערכת לא צריך להתחיל מסע חיפושים אלא מקבל מול העיניים תמונת מצב סדורה של כל הפרויקטים שרצים בארגון. כל פרויקט נשבר לשלבים ברורים שמותאמים בדיוק לשפה של אותו עסק. במקום לוח גנרי עם טורים כלליים כמו “סטטוס” ו”אחראי” רואים שלבים כמו “איסוף דרישות”, “אישור לקוח”, “פיתוח”, “בדיקות”, “השקה” ו”מעקב אחרי ביצועים”. כל משימה בפרויקט מחוברת לשלב הרלוונטי שלה, לכל משימה יש בעל בית מוגדר ותאריך יעד, והקשר בין שלבים מתועד. אי אפשר להעביר משימה לשלב הבא בלי שהקודם הושלם בפועל. התוצאה היא שמנהלים מפסיקים לשמוע משפטים כמו “חשבתי שמישהו אחר מטפל בזה” או “הייתי בטוח שזה כבר עבר לשלב הבא”. במקום מיילים מפוזרים, התכתובת סביב כל משימה נשארת צמודה אליה, יחד עם קבצים, הערות והחלטות. מעל כל אלו בונים דשבורדים שחותכים את המידע במספרים. כמה פרויקטים פתוחים כרגע, כמה מהם באיחור ביחס ללו”ז, באיזה צוות יש עומס חריג, מה אחוז המשימות שמושלמות בזמן ביחס לחודש הקודם, ואפילו כמה זמן בממוצע משימה מבלה בכל שלב בדרך. ברגע שיש נראות כזו, מתרחשת קפיצה ביכולת הניהול. ארגון שבמצב הקודם הצליח להוציא לפועל רק כשישים אחוז מהמשימות בזמן, פשוט כי אף אחד לא ראה איפה נוצר צוואר בקבוק, יכול להגיע למצב שבו שמונים וחמישה אחוז מהמשימות נסגרות בלוח הזמנים שהוגדר. זו לא רק סטטיסטיקה יפה, זו לקוחות מרוצים יותר, פחות הנחות כפיצוי, פחות שעות נוספות אבודות של הצוות ופחות כיבוי שריפות. מעבר לכך מאנדי לניהול פרויקטים מייצרת שפה משותפת בתוך הארגון. אנשי מכירות, תפעול, פיתוח ושירות לקוחות מסתכלים על אותו לוח ורואים את אותו מצב ולא גרסאות שונות של המציאות. כולם עובדים באותה מערכת, לפי אותם כללים, ויודעים שהמידע שהם רואים הוא העדכני ביותר.
תהליך ההטמעה של מאנדי לניהול פרויקטים כמנוע ליצירת ROI אמיתי
ההבדל בין מאנדי לניהול פרויקטים שמשמשת כעוד כלי לבין מערכת שמייצרת החזר השקעה אמיתי לא נוצר מהגדרות טכניות אלא מתהליך ההטמעה. ההתחלה היא לא בבחירת תבנית לוח אלא בשאלה מה העסק באמת צריך לנהל. יושבים עם מנהלים ובעלי תפקידים ומשרטטים את מסע הפרויקט. איך נכנסת דרישה חדשה לארגון, אילו ידיים היא עוברת בדרך, איפה היא נוטה להיתקע, מה קורה כשלוח הזמנים בורח, ואילו נתונים המנהלים היו רוצים לראות כדי לקבל החלטות. לעיתים כבר בשלב השיחה מתגלים תהליכים כפולים או שלבים מיותרים שאף אחד לא עצר לבדוק אף פעם. מתוך המפה הזו מתחילים לתכנן את מבנה הלוחות. מחליטים מה יהיה לוח העל שמרכז את הפרויקטים, אילו לוחות משניים יתמכו בו, איך יתבצע קשר בין פרויקט למשימות שוטפות, ומה צריך לראות בדשבורד כדי למדוד הצלחה. בשלב הזה גם מחליטים מה יחשב אצלכם הצלחה במונחים כמותיים. למשל זמן ממוצע לאישור הצעת מחיר, זמן ממוצע מתחילת פרויקט עד מסירה, כמות פרויקטים שמנהל בודד יכול להחזיק בו זמנית בלי לפגוע באיכות, או מספר הלקוחות שחוזרים לפרויקט נוסף בשנה. לאחר מכן נכנסים לעומק המערכת ומתרגמים את התהליך לעמודות, שדות ואוטומציות. אם היום עובדים מבזבזים שעה בשבוע על שליחת עדכונים ידניים ללקוחות, אוטומציה שמעדכנת לקוח בכל מעבר של הפרויקט לשלב הבא יכולה להחזיר את השעה הזו לשימוש פרודוקטיבי. אם היום עוברת יממה שלמה מהרגע שמשימה נתקעת ועד שמישהו בכלל מודע לכך, התראות חכמות שמופעלות כשיוצאים מגבולות הזמן שהוגדרו יכולות לקצר את הזמן הזה לשעה אחת. ברגע שמתחילים למדוד, רואים את ההשפעה במספרים. ארגון שבו עשרה עובדים מבזבזים כל אחד שעה אחת בשבוע על חיפושי מידע או עדכונים כפולים מאבד ארבעים שעות בחודש, כמעט משרה שלמה. אם הטמעה מקצועית של מאנדי לניהול פרויקטים עולה כמו כמה חודשי עבודה, חיסכון שוטף כזה יכול להחזיר את ההשקעה בפרק זמן קצר יחסית. והיופי הוא שהמערכת ממשיכה לייצר ערך גם אחרי החזר ההשקעה הראשוני. ככל שאוספים יותר נתונים על זמני ביצוע, איכות, ותפוקה, קל יותר לזהות נקודות לשיפור נוסף וללטש את התהליך עוד ועוד.
למה הטמעה של מאנדי לניהול פרויקטים היא קודם כול תהליך אנושי
קל להתפתות לחשוב שהצעד המשמעותי בהטמעת מאנדי לניהול פרויקטים הוא הגדרת הלוחות הנכונים, אבל בפועל מה שקובע אם הפרויקט יצליח הוא בעיקר האנשים. עובדים רבים נתקלים במערכת חדשה ונבהלים. הם רגילים לכלים המוכרים, לפורמט האקסל הקבוע או לשרשורי המייל שעל אף שהם עמוסים הם עדיין מוכרים להם. כשמביאים מאנדיי בלי להסביר את הסיבה לשינוי, בלי לבנות הדרכה ובלי לחשוב על קצב מתאים, המערכת עלולה להיתפס כעוד עומס. מי שכבר עמוס במשימות מרגיש שעכשיו דורשים ממנו גם “לעדכן מערכת”, במקום להבין שהמערכת נועדה להסיר ממנו חלק מהעומס. כדי להימנע מהמצב הזה, מתייחסים להטמעה כאל תהליך שינוי תרבותי. מתחילים מפיילוט מצומצם באחד האזורים בארגון, בוחרים צוות שמוכן להיות חלוץ, ויחד איתו מגדירים איך עבודה עם מאנדיי לניהול פרויקטים תראה ביומיום. מתוך הקבוצה הזו מוציאים “שגרירים”, עובדים שמכירים היטב את המערכת ומקבלים מנדט לעזור לאחרים. כאשר העובדים רואים קולגה שלהם ולא רק יועץ חיצוני מדגים איך לוח מסודר חוסך ממנו שעה ביום, האחרים פתוחים יותר להתנסות. את ההדרכות עצמן בונים מדורג. מנהלים זקוקים למבט על, לדשבורדים, ליכולת לשאול את המערכת שאלות כמו “כמה פרויקטים בסיכון כרגע”. עובדים בשטח דווקא צריכים שפה פשוטה וברורה. איפה אני רואה את המשימות שלי היום, איך אני מעדכן סטטוס, איך אני מעלה קבצים ואיך אני שואל שאלה בלי ללכת לאיבוד. כשמתאימים את המסר לכל קהל יעד גדל הסיכוי לאימוץ אמיתי. אפשר גם למדוד את האימוץ. אם בתחילת הדרך רק שליש מהעובדים נכנסים למערכת מדי יום, לאחר כמה שבועות של ליווי צמוד, תיקונים על בסיס פידבק, ופישוט לוחות שהיו מסובכים מדי, אפשר להגיע להיקף שימוש של שמונים אחוז ויותר. בשלב הזה מתחילים לראות גם פחות הסתמכות על ערוצים מקבילים כמו וואטסאפ או רשימות פרטיות. העובדים מבינים שהם חוסכים לעצמם עבודה כפולה בכך שהם מעדכנים רק במאנדי לניהול פרויקטים, וההנהלה מרוויחה שקיפות ויכולת בקרה במקום לרדוף אחרי עדכונים.
מאנדי לניהול פרויקטים כתשתית צמיחה שמלווה את הארגון לאורך זמן
אחרי שהשלב הראשוני של ההטמעה מצליח, מתברר שבפועל מאנדי לניהול פרויקטים היא יותר ממערכת משימות. היא הופכת לתשתית שעליה אפשר לבנות את הגדילה הבאה של העסק. בשלב הראשון מתמקדים בדרך כלל בניהול פרויקטים קלאסי. יש לוחות שמכסים את שלבי הפרויקט מרגע סגירתו ועד סיום, דשבורדים שמציגים עמידה בזמנים והקצאות משאבים, ואוטומציות שמוודאות ששום משימה לא נשכחת. כשהתשתית הזו מתייצבת אפשר להתחיל לחבר אליה תחומים נוספים. למשל חיבור בין צוות המכירות לצוות הפרויקטים. הצעת מחיר שנכנסת למערכת יכולה להפוך בלחיצת כפתור לפרויקט חדש, יחד עם כל הנתונים שאסף איש המכירות. בהמשך אפשר לחבר גם את שירות הלקוחות, כך שפנייה שחוזרת שוב ושוב תציף צורך בפרויקט שיפור, או שתקלה חוזרת בשטח תפתח משימת חקירה מסודרת. אפילו תהליכים כמו גיוס עובדים או הטמעת ספקים חדשים יכולים לרוץ על מאנדי לניהול פרויקטים בתצורה מותאמת. היתרון הגדול הוא שלא צריך להמציא מחדש את הגלגל בכל פעם. ברגע שהארגון לומד לחשוב במונחים של שלבים, סטטוסים, בעלי אחריות ומדדים, אפשר ליישם את אותה תפיסה על יותר ויותר תהליכים. גם כאן אפשר למדוד את התרומה במספרים. אם לפני השימוש הנרחב במערכת יכול היה כל מנהל פרויקטים להחזיק שלושה פרויקטים פעילים לפני שהרגיש מוצף, ובזכות תיעדוף ברור, אוטומציות ודשבורדים הוא מסוגל לעקוב באיכות טובה אחרי חמישה, הארגון כמעט והכפיל את קיבולת הביצוע שלו מבלי להגדיל את מצבת התקנים. אם זמן התגובה ללקוחות קיצר מחמישה ימי עסקים ליומיים בלבד, הסיכוי לשמור על לקוחות חוזרים ולסגור עסקאות חדשות גדל באופן מורגש. חשוב להבין שמאנדי לניהול פרויקטים אינה פתרון חד פעמי אלא מערכת חיה שמתעדכנת יחד עם העסק. תהליך נכון כולל בחינה תקופתית של הלוחות, בדיקה אם המדדים שנבחרו עדיין משקפים את מה שחשוב להנהלה, זיהוי אוטומציות חדשות שיכולות לחסוך עוד זמן ודיוק של אלו הקיימות. כך נוצרת לולאה מתמשכת של שיפור. המערכת לא רק מסדרת את מה שיש, אלא גם דוחפת את הארגון קדימה. מי שמסתכל על מאנדיי כעל השקעה לטווח ארוך ולא כעל פרויקט חד פעמי מגלה שהיא יכולה להיות אחד הנכסים התפעוליים החשובים ביותר שלו, כזה שמספק שקיפות, שליטה, ומהירות תגובה בשוק שמשתנה כל הזמן.
ניצן דימנד
מומחה שיווק דיגיטלי ופיתוח אסטרטגיה דיגיטליתהמשך קריאה - מאמרים נוספים
