Case Study | חברת בנייה ופיתוח
3,000 מסמכי ספקים בחודש, בלי מדפסת
חברת בנייה ופיתוח שמנהלת עשרות אתרים במקביל פנתה אלינו כשכל חשבונית ספק עוד עברה הדפסה, בדיקה וחתימה ידנית. העברנו את קליטת המסמכים, הסיווג והאישור למאנדיי, והפכנו את החשבוניות למאגר מחירים.
האתגר: כל חשבונית עברה חמישה זוגות ידיים
כשישים ספקים קבועים שולחים חשבוניות, תעודות משלוח וכרטסות למייל. אחראי הרכש הדפיס, בדק מחירים, העביר למנהל הפרויקט לחתימה וקיבל בחזרה, כשרק כעשרה מתוך 50 עד 60 מנהלים מוסמכים לחתום.
המידע היקר ביותר, מחירי הספקים, נשאר נעול על נייר.
-
נייר שעובר מיד ליד
כל מסמך נסע בין המשרד לאתר וחזרה, וכל עצירה בדרך עיכבה תשלום.
-
קבצים מעורבבים
קובץ PDF אחד הכיל לעיתים כמה סוגי מסמכים, וחשבונית ותעודת המשלוח שלה הגיעו בנפרד.
-
אין תמונה של מה ממתין
אף אחד לא ידע בוודאות אילו מסמכים מחכים לחתימה ואצל מי.
מהקובץ במייל עד השורה בחשבונית
הבקשה המקורית הייתה לראות במאנדיי אתר, ספק וקובץ. באפיון החלטנו לרדת עמוק יותר, ומזה נגזרו ארבעה עקרונות:
כל מה שמגיע למייל נקלט למערכת מעצמו.
קוד פריט, כמות ומחיר נשמרים, לא רק הקובץ.
שיוך אוטומטי לפי אתר.
רכש ולוגיסטיקה בלבד, כדי לעלות לאוויר מהר.
מסע המסמך החדש
-
1
קליטהמהמייל ללוחEmail to monday
-
2
סיווגחשבונית, תעודה, כרטסתAutomation
-
3
חילוץשורות החשבוניתData
-
4
אישורלמנהל הפרויקט של האתרmonday
-
5
הצלבהמול כרטסת הספקDashboard
המטרה לא הייתה לסרוק את הנייר.
המטרה הייתה שכל חשבונית תגיע לחתימה בזמן, ותשאיר מאחוריה מידע.
מה עשינו בפועל
-
01
אפיון תהליך הרכש
מיפוי סוגי המסמכים, מורשי החתימה ושיוך האתרים למנהלים.
אפיון -
02
קליטה מהמייל
כל מסמך ספק נכנס ללוח בלי העתקה.
monday, Email -
03
סיווג ואיחוד קבצים
זיהוי סוג המסמך, איחוד חשבונית ותעודה, ותור "יש לסווג".
Automation -
04
פירוט חשבונית בלוח נפרד
קוד פריט, כמות, מחיר והנחה, מקושרים לספק.
Data -
05
תהליך אישור דיגיטלי
תצוגה אישית לכל מנהל, וחתימה כתנאי להתקדמות.
monday -
06
הצלבה ותצוגות ניהול
השוואה מול כרטסת הספק, ותצוגות לפי אתר ולפי ספק.
Dashboard
מהמסכים של הפרויקט
התוצאות
המדדים מבוססים על נתוני צוות ההטמעה של Web3D.
-
20 עד 30 שניות
זמן מקבלת מסמך עד אישור
אחרי ההטמעה
-
95%
מסמכים שמסווגים בלי מגע יד
אחוז מכלל המסמכים
-
כ-5%
חשבוניות חסרות שזוהו
בהצלבה מול הכרטסת
-
נייר 0
מדפסת ← מערכת
הדפסה וחתימה ידנית הוחלפו באישור במאנדיי
השורה התחתונה
החברה לא קיבלה עוד ארכיון. היא קיבלה בסיס נתונים של מחירי ספקים.
היום רכש יודע בכל רגע מה ממתין ואצל מי, וההנהלה יכולה להשוות מחירים בין ספקים. המבנה מוכן להתרחב: השלב הבא יכול לכלול את ניהול הפרויקטים עצמם.
