Case Study | חברת התקנות ושירותי שטח
תפעול יומי שלא תלוי בזה שמישהו יזכור
חברה לאספקת התקנות ושירותי שטח, שמשבצת מתקינים לפרויקטים בכל יום, נשענה על הודעות ידניות ועל הזיכרון של מנהל התפעול. העברנו את שרשרת השיבוץ, התזכורות והמרת הלידים לאוטומציה מלאה ב-monday ו-Make.
האתגר: כל יום מתחיל בשאלה מי נוסע לאן
שיבוץ שלא אושר בזמן, מתקין שלא קיבל עדכון או לקוח שלא ידע שמגיעים אליו מחר, הם יום עבודה שהולך לאיבוד. במקביל, כל ליד מאושר דרש בדיקה ידנית אם הלקוח ואיש הקשר כבר קיימים.
התפעול היומי היה תלוי בזה שאנשים יזכרו לעשות את הדבר הנכון בזמן הנכון.
-
שיבוצים שלא אושרו
המנהל היה צריך לזכור לעבור על כל פרויקטי מחר.
-
לקוח שלא מחכה
הודעת תזכורת נשלחה ידנית, כשנשלחה.
-
כפילויות ביצירת עסקאות
כל שלב ידני במעבר מליד לעסקה היה מקום לטעות.
כל הודעה יוצאת רק אחרי בדיקת סטטוס
בנינו שרשרת קבועה שרצה בכל יום מחדש. מזה נגזרו ארבעה עקרונות:
מתקין מקבל רק שיבוצים מאושרים.
רק מה שלא אושר מגיע אליו.
לכל הודעה ללקוח כתובת מייל ושיבוץ מאושר.
לקוח ואיש קשר מקושרים או נוצרים.
מסע ההתקנה החדש
-
1
הזמנה חדשהמייל מעוצב למנהל התפעולMake
-
2
16:00תזכורת לאשר את שיבוצי מחרAutomation
-
3
18:00ניתוב: מאושר למתקין, לא מאושר למנהלMake
-
4
24 שעות לפניתזכורת ללקוחEmail
-
5
ליד מאושרעסקה, לקוח ואיש קשר מקושריםmonday CRM
המטרה לא הייתה עוד הודעות.
המטרה הייתה שכל אחד יקבל רק את מה שהוא צריך לדעת.
מה עשינו בפועל
-
01
מיפוי שרשרת השיבוץ
מי מקבל מה, מתי, ובאיזה תנאי.
אפיון -
02
התראה על הזמנה חדשה
מייל מעוצב עם כל פרטי ההזמנה.
Make -
03
תזכורת אישור וניתוב ערב
סיכום מרוכז למנהל, רק כשיש מה לסכם.
Automation -
04
תזכורת ללקוח
24 שעות לפני ההתקנה, בכפוף לשני תנאי בקרה.
Email -
05
מליד לעסקה
שלושה מסלולים לפי מה שכבר קיים במערכת.
monday CRM -
06
אישור הצעת מחיר
עדכון אוטומטי של סטטוס הלקוח לפעיל.
Automation
התוצאות
המדדים מבוססים על נתוני צוות ההטמעה של Web3D.
-
עד 2 בחודש
התקנות שבוטלו ברגע האחרון
אחרי ההטמעה
-
24 עד 72 שעות
זמן מקליטת ליד עד הצעת מחיר
ממוצע
-
0
כפילויות לקוחות שנמנעו
ברבעון
-
זיכרון מערכת
6 תרחישים
שרשרת השיבוץ רצה בלי מגע יד
השורה התחתונה
החברה לא גייסה רכז נוסף. היא העבירה את הזיכרון למערכת.
המערכת בודקת בכל ערב מה מאושר ומה לא, ומעבירה לכל אחד את מה שהוא צריך. מתקין חדש נכנס לשרשרת בלי לשנות אותה.
