Case Study | מכון מחקר ומדיניות ציבורית (מלכ"ר)
תרומה, מחקר, גיוס ורכש: ארבעה צוותים שמדברים דרך מערכת אחת
מכון מחקר שגדל במהירות ניהל תורמים, פרויקטי מחקר, שיווק ותפעול בכלים נפרדים, כשכל אירוע בצוות אחד דרש עבודה בצוות אחר. בנינו ארבעה מרחבי עבודה במאנדיי, עם זרימות שמעבירות כל אירוע לצוות הבא בלי מיילים.
האתגר: כל צוות גדל לבד
תרומה שנכנסת צריכה להגיע לכספים, מחקר שאושר צריך לעבור לשיווק, ועובד חדש מחייב פעולות בכמה מחלקות. כל זה התנהל במיילים ובהודעות.
הארגון גדל מהר יותר מהדרך שבה הצוותים מדברים זה עם זה.
-
תורמים בגיליונות
היסטוריית תרומות וקשר לא נשמרה במקום אחד.
-
מחקר בלי המשך
מחקר שאושר לא עבר בצורה מסודרת לפרסום ולשיווק.
-
תפעול מפוזר
קליטת עובדים ורכש עברו בין חמש תתי־מחלקות בלי תיאום.
כל צוות עובד לבד, אבל לא מנותק
כל צוות קיבל מרחב עבודה משלו, עם השפה והתהליכים שלו. הקישור ביניהם נבנה מהאירועים שעוברים מצוות לצוות. מזה נגזרו ארבעה עקרונות:
CRM ותורמים, מחקר, שיווק ותפעול.
תרומה, אישור מחקר, גיוס או רכש מעבירים משימה לצוות הבא.
חמש תתי־מחלקות תחת מרחב אחד.
תמונה כוללת בלי לבקש דוחות מכל צוות.
מסע האירוע החדש
-
1
תרומהנרשמת בכרטיס התורם ועוברת לכספיםCRM תורמים
-
2
מחקר מאושרנפתחות משימות פרסום ושיווקAutomation
-
3
גיוס עובדמשימות קליטה נפתחות בתפעולAutomation
-
4
בקשת רכשעוברת אישור ונרשמת בתפעולmonday
-
5
תמונת מצבהנהלה רואה את כל המרחבים במקום אחדDashboards
המטרה לא הייתה לאחד את כל הצוותים ללוח אחד.
המטרה הייתה שאירוע בצוות אחד יגיע לבד לצוות הבא.
מה עשינו בפועל
-
01
ארבעה מרחבי עבודה
CRM ותורמים, מחקר, שיווק ותפעול.
monday -
02
ניהול תורמים
כרטיס תורם עם היסטוריית תרומות וקשר.
monday CRM -
03
מסלול מחקר
מהרעיון ועד האישור, עם מעבר מסודר לפרסום.
monday -
04
תפעול בחמש תתי־מחלקות
תחת מרחב אחד, עם בעלי תפקידים ברורים.
Workspaces -
05
ארבע זרימות בין מרחבים
תרומה, מחקר שאושר, גיוס עובד ורכש.
Automation -
06
תמונה ניהולית
דשבורדים שמחברים את כל המרחבים.
Dashboards
מהמסכים של הפרויקט
התוצאות
המדדים מבוססים על נתוני צוות ההטמעה של Web3D.
-
עד יום עבודה
זמן מתרומה עד רישום בכספים
אחרי ההטמעה
-
עד 7 ימים
זמן קליטת עובד חדש
אחרי ההטמעה
-
95%
מחקרים שעברו לפרסום במועד
אחוז
-
מיילים זרימות
4 תהליכים
כל אירוע עובר לבד לצוות הבא
השורה התחתונה
המכון לא הכריח את הצוותים לעבוד באותו לוח. הוא חיבר ביניהם דרך האירועים שעוברים מצוות לצוות.
כל צוות עובד בשפה שלו, והמידע מגיע לבא בתור בלי שמישהו יעביר אותו. המבנה מוכן לגדילה: צוות או תהליך חדש מתחברים לאותן זרימות.
