Case Study | משרד עורכי דין לנזקי גוף
17 סוגי תיקים, שלושה מסלולים, ואף ועדה רפואית שנשכחת
משרד שמייצג נפגעי תאונות ונזקי גוף ניהל עשרות סוגי תיקים, כל אחד עם מועדים, מסמכים רפואיים וגורם אחר שמולו עובדים. מיפינו את כל סוגי התיקים לשלושה מסלולי אב במאנדיי, עם מעקב רפואי ומיון מסמכים אוטומטי.
האתגר: כל סוג תיק הוא עולם בפני עצמו
תאונת דרכים, תאונת עבודה, רשלנות רפואית ותביעות ביטוח מתנהלות מול גורמים שונים, עם מועדים שונים ועם מסמכים שמגיעים מהלקוח בכל צורה אפשרית, בעיקר בוואטסאפ.
הידע איך לנהל כל סוג תיק ישב אצל אנשים, לא במערכת.
-
17 תהליכים נפרדים
כל סוג תיק נוהל אחרת, בלי תבנית משותפת.
-
מסמכים בכל מקום
אישורים רפואיים הגיעו בוואטסאפ ומוינו ידנית.
-
מועדים שתלויים בזיכרון
מעקב רפואי, ועדות ושכר טרחה בלי תזכורת מסודרת.
שלושה מסלולים במקום 17
במקום לבנות 17 לוחות, חיפשנו את מה שמשותף. התברר שכמעט כל תיק נשען על אחד משלושה מסלולים: ביטוח לאומי, נזיקין וביטוח פרטי. מזה נגזרו ארבעה עקרונות:
שאלון הקליטה משייך כל תיק למסלול האב שלו.
מעקב רפואי ומסמכים לא תלויים בשלב התיק.
ועדה רפואית או מועד הגשה יוצרים משימה עם אחראי.
מסמכים מוואטסאפ מסווגים ונכנסים לתיק הנכון.
מסע התיק החדש
-
1
קליטהשאלון שמשייך את התיק לאחד משלושת המסלוליםmonday Forms
-
2
איסוף מסמכיםמסמכים מוואטסאפ מסווגים ומשויכים לתיקAI
-
3
מעקב רפואיתזכורת כל 60 יום לעדכון המצב הרפואיAutomation
-
4
ועדות והגשותמועדים הופכים למשימות עם אחראיmonday
-
5
סגירה ושכ"טחישוב שכר טרחה, כולל 17% בתיקי ביטוח לאומיFormula
המטרה לא הייתה לבנות לוח לכל סוג תיק.
המטרה הייתה שכל תיק ידע לבד מה השלב הבא שלו.
מה עשינו בפועל
-
01
מיפוי 17 סוגי תיקים
כל סוג שויך לאחד משלושה מסלולי אב.
Process mapping -
02
שלושה מסלולי אב
ביטוח לאומי, נזיקין וביטוח פרטי, כל אחד עם השלבים שלו.
monday -
03
תהליכי רקע
מעקב רפואי ואיסוף מסמכים שרצים במקביל לשלב התיק.
Automation -
04
מעקב רפואי כל 60 יום
תזכורת אוטומטית לעדכון המצב הרפואי של הלקוח.
Automation -
05
ועדות רפואיות
תאריך ועדה יוצר משימות הכנה ותזכורות.
monday -
06
מיון מסמכים
מסמכים שמגיעים בוואטסאפ מסווגים ומשויכים לתיק.
AI
מהמסכים של הפרויקט
התוצאות
המדדים מבוססים על נתוני צוות ההטמעה של Web3D.
-
5 עד 10 דקות
זמן קליטת תיק חדש
לעומת 20 עד 30 דקות לפני
-
90%
מסמכים שמויינו אוטומטית
אחוז
-
0
מועדים שהוחמצו
לעומת תיק רביעי שהוחמץ לפני
-
17 תהליכים 3
מסלולי אב
כל סוגי התיקים על תבנית אחת
השורה התחתונה
המשרד לא בנה מערכת לכל סוג תיק. הוא מצא את המבנה המשותף לכולם.
כל תיק יודע מה השלב הבא שלו, וכל מסמך מגיע למקום הנכון. הידע של המשרד נמצא עכשיו במערכת: עורך דין חדש עובד לפי אותו מסלול כמו כולם.
