Case Study | מכון בקרה לבנייה
מועדים שנקבעו בחוק, נמדדים על ידי המערכת
מכון בקרה שמלווה מאות פרויקטי בנייה מול ועדות התכנון ניהל את המידע במיילים ובתיקיות מקומיות, כשכל מועד שחלף הוא בעיה רגולטורית. בנינו במאנדיי את מסלול הבקרה המלא, מהליד ועד ההמלצה לתעודת גמר.
האתגר: פרויקט של שנים, מידע בתיבת מייל אחת
פרויקט במכון נמשך שנתיים עד ארבע שנים, ובמקביל מנוהלים 100 עד 150 פרויקטים. כשהאחראי על פרויקט לא היה זמין, גם הסטטוס שלו לא היה זמין, ומעקב התשלומים לפי אבני דרך לא היה מלא.
החמצת מועד היא לא רק עיכוב. היא בעיה רגולטורית.
-
מועדים סטטוטוריים
ימים מוגדרים לבדיקת תנאי סף, לתגובה ולסיום בקרת התכן.
-
תלות באדם אחד
המידע על כל פרויקט ישב אצל מי שטיפל בו.
-
צוות מעורב
עובדי משרד לצד בקרים חיצוניים, בלי תמונה משותפת.
החוק נכנס למבנה עצמו
האפיון נעשה מול הנהלה, תפעול, שיווק וכספים, ונשען על עשרות מסמכי עבודה של המכון. מזה נגזרו ארבעה עקרונות:
ספירת הימים מתחילה מקליטת הבקשה.
כללי תלות בין נספחים.
כולל בקרים חיצוניים.
אבני הדרך פותחות את הגבייה.
מסע הפרויקט החדש
-
1
לידנכנס או יזום, עם דירוג ABCmonday CRM
-
2
הצעת מחירבפורמט המכון, עם מחשבון אגרותDocs
-
3
בקרת תכןסבבי בדיקה ומועדיםmonday
-
4
בקרה משלימהנספחים לפי כללי תלותAutomation
-
5
ביצועעד ההמלצה לתעודת גמרDashboard
המטרה לא הייתה עוד לוח משימות.
המטרה הייתה שאף מועד לא יעבור בשקט.
מה עשינו בפועל
-
01
אפיון מסלול הבקרה
תרשימי זרימה, נוהלים, תבניות ומחשבוני אגרות.
אפיון -
02
CRM למכון
מקורות לידים מיועצים, מאדריכלים וממכרזים, עם פולואפ.
monday CRM -
03
הצעת מחיר אוטומטית
בפורמט המכון, עם שמירת אגרות היסטוריות.
Docs -
04
שלושה שלבי בקרה
תכן, בקרה משלימה וביצוע, עם 12 סוגי נספחים.
monday -
05
מועדים סטטוטוריים
ספירת ימים והתראה לפני שמועד עומד לעבור.
Automation -
06
דשבורד
זמן טיפול בליד, הצעות פתוחות, הצעות שנחתמו ופרויקטים בסיכון.
Dashboard
התוצאות
המדדים מבוססים על נתוני צוות ההטמעה של Web3D.
-
עד 2 ברבעון
מועדים שהוחמצו
אחרי ההטמעה
-
עד 72 שעות
זמן מליד עד הצעה שיוצאת
ממוצע
-
98%
אבני דרך שנגבו בזמן
אחוז
-
תיבת מייל מערכת
100–150 פרויקטים
כל הפרויקטים הפעילים במקום אחד
השורה התחתונה
המכון לא קיצר את התהליך. הוא הפסיק להיות תלוי בזיכרון של אדם אחד.
כל פרויקט גלוי לכל מי שצריך, וכל מועד נמדד מהרגע שהבקשה נקלטה. המכון צומח, והמערכת צומחת איתו: בקר חדש נכנס לתהליך שכבר קיים.
