Case Study | חברת שירותי יבוא
תיק יבוא אחד, מההפלגה ועד ההתחשבנות
חברה שמנהלת יבוא של מזון, משקאות ומוצרים משלימים עבור לקוחות עבדה עם קובץ סטטוס, קובץ אספקות וקובץ כשרויות נפרדים לכל לקוח. מיפינו את כל ההוצאות בתיק ובנינו מערכת אחת לתיקים, מכולות וכשרויות.
האתגר: עשרות הוצאות, כל אחת עם כלל אחר
בכל תיק מצטברות הוצאות קבועות, הוצאות לפי מכולה, משטח או יחידה, והוצאות שרלוונטיות רק לקטגוריה מסוימת. בסגירת התיק צריך לרכז את כולן, להוסיף עמלה ולהפיק פירוט ללקוח.
כל לקוח נוסף הכפיל את העבודה הידנית.
-
קובץ לכל לקוח
אין תמונה אחת של כל התיקים והמכולות שבדרך.
-
התחשבנות שתלויה בזיכרון
כללי החישוב ישבו בראש של מי שמכינה אותה.
-
היסטוריה שנמחקת
תיקים שנסגרו ירדו מהקובץ, ואיתם המחירים שנמכרו בעבר.
התחלנו מהאנשים שמפעילים את התהליך
את האפיון עשינו ישירות עם שלוש העובדות שמפעילות אותו, בשלוש פגישות. מזה נגזרו ארבעה עקרונות:
כל הוצאה מקבלת סכום, כלל חישוב וקטגוריה.
סינון לפי לקוח במקום קובץ לכל אחד.
מכולות וכשרויות מקפיצות התראה מראש.
תיקים סגורים נשמרים כמידע.
מסע התיק החדש
-
1
פתיחת תיקמוצרים וספקmonday
-
2
הפלגהציר זמן למכולהTimeline
-
3
שחרורבדיקות ואישוריםAutomation
-
4
הוצאותמגובות בחשבוניתmonday
-
5
התחשבנותפירוט מלא ללקוחFormula
המטרה לא הייתה להחליף אקסל.
המטרה הייתה שהידע יעבור מהעובדות למערכת.
מה עשינו בפועל
-
01
מיפוי הוצאות
טבלה אחת לכל סוגי ההוצאות וכללי החישוב.
אפיון -
02
עמלה דינמית
אחוז עמלה לפי קטגוריה.
Formula -
03
לוחות מקושרים
תיקים, הוצאות ומוצרים.
monday -
04
ציר זמן למכולה
הפלגה, הגעה, מחסן, בדיקות, שחרור והובלה.
Timeline -
05
התראות
יום לפני הגעת מכולה, וחודש לפני חידוש כשרות.
Automation -
06
בסיס לשלב הבא
מבנה שמוכן להשוואת מחירי ספקים כולל עלויות בארץ.
תכנון
התוצאות
המדדים מבוססים על נתוני צוות ההטמעה של Web3D.
-
5 עד 10 דקות
זמן פתיחת תיק לקוח
לעומת 30 עד 40 דקות לפני
-
כ-250
לקוחות שמנוהלים במערכת
בלי תוספת עובדים
-
75%
אחוז סגירה מליד להצעת מחיר חתומה
אחרי ההטמעה
-
קובץ לכל לקוח 1
מערכת אחת
עשרות קבצי אקסל הוחלפו במבנה אחד
השורה התחתונה
החברה לא גייסה עובד נוסף. היא הפסיקה לעבוד פעמיים על כל תיק.
הצוות רואה את מצב כל התיקים במסך אחד, והתראות מחליפות את הצורך לזכור. תיקים סגורים הפכו למידע: אפשר לבדוק מה היה המחיר הנמוך ביותר שבו נמכר מוצר.
