בניית מצגת: האמנות שביצירת סיפור

שיתוף

כמעט כל חברה, בכל תחום, נדרשת להציג מצגת עסקית בין אם מדובר במצגת לעובדי החברה, מצגת להצגת מוצר, מצגת מכירות, מצגת משקיעים או מצגת הדרכה. לכל סוג מצגת ישנה מטרה שונה אך כולן עוסקות ביצירת חיבור רגשי בין החברה לקהל הצופה במצגת: חיזוק תחושת השייכות בקרב עובדי החברה, מיצוב החברה בתודעה של הצרכנים או חיבור רגשי לרעיון/מיזם בקרב המשקיעים. לעתים משמשת המצגת ככרטיס ביקור של בית העסק ולכן ישנה חשיבות שתהיה מקוריוּת, בעלת אינטליגנציה עיצובית, שהתוכן יוצג בצורה חדשנית, אטרקטיבית וזכירה.

הכנת מצגת: טיפים ששווים זהב

הנה כמה טיפים איך הופכים עולם תוכן לוויזואליות מרשימה וקולעת על ידי מיטב המומחים של Web3D.

ספרו את הסיפור

מצגת עסקית אמורה לספר את סיפורה של החברה אך לא 'לחפור'. היכולת של הצופה להקשיב היא מוגבלת ורצוי לבנות את הסיפור כך שיעביר את העיקר ולא את הטפל. סיפורים מוצלחים עובדים על הרגשות שלנו וההיכרות שלנו עם העולם.

אפיינו את קהל היעד

זה הצעד הראשון והחיוני ביותר. הוא יקבע כמה זמן הסיפור צריך להיות ובאיזו שפה וטון נעשה שימוש. מיהם קהל היעד, מה הקשר שלהם לחברה (לקוחות/משקיעים/שותפים/עובדים/חברי הנהלה/ספקי שירותים),  אלו מסרים יעניינו אותם, מה הרקע שלהם, האם הם אנשי מקצוע או אנשים שפוגשים לראשונה את נושא המצגת?

התוכן הוא המלך והאורך כן קובע

בעולם בו אנשים צורכים מידע רב אך קצר, שקופית עמוסת מלל תגרום לצופה לאבד עניין עוד לפני שהתחיל לקרוא. הכינו ראשי פרקים למצגת ותכננו כמה שקופיות אתם רוצים ליצור, בהתאם לזמן המוקצב להצגת המצגת. נסו לכתוב עד שש שורות בשקופית, צריכים להעביר יותר מידע? המשיכו לסעיף הבא

מידע זה לא רק מלל

תמונה שווה אלף מילים, אנימציות וסרטונים שווים יותר. גרפים פשוטים ונוחים עוזרים בהבנה של מספרים ומשקפים תהליכים. הם יכולים לתמוך במילים שלכם ולהיפך. שימוש באינפוגרפיקה זו דרך מצוינת להעברת נתונים. שימוש נכון בשפה הוויזואלית אם זה באמצעות גרפיקה, הנפשה אינטראקטיבית או הדמיה תלת ממדית תעביר את המסר בצורה המיטבית וגם תגרום לצופה לא לאבד עניין.

העברת מצגת זו לא הצגה

היזהרו מהגזמה יתרה בצבעוניות, בגרפים מורכבים או טקסטים ארוכים. אל תגזימו בתיאור החוזקות שלכם ובוודאי שלא בהבטחות עסקיות לא ריאליות. במצגות עסקיות שבהן אתם הדוברים, אל תקריאו את הטקסט מהמצגת, תפקידכם לחזק את המוצג ולא לחזור עליו. אתם שם כדי לספר סיפור ולא להקריא אותו.

השלבים בבניית מצגת

לפני שאתם ניגשים לקרוא איך בונים מצגת, חשוב שתדעו מי הקהל שלכם, אלו מסרים אתם רוצים להעביר לו ובאיזו שפה אתם אמורים להנגיש לו את המידע. (לדוגמא: שפה עסקית גבוהה למשקיעים או קלילה לעובדי חברה).

שלב א' – איסוף וסינון החומרים.

מרכזים אל מקום אחד את כל המידע הכתוב, הנתונים המספריים והחומרים הוויזואליים וממיינים אותם בתיקיות משנה לפי סוגים. על פי המסרים שבחרתם להעביר, אתם בוררים רק את המידע והתמונות הרלוונטיים ביותר להעברת המסר. כאן צריך לעצור לבחון מה מהתוכן יועבר בעל פה ומה יוצג על מסך.

שלב ב' – בניית דגם של המצגת.

יוצרים סקיצה של סיפור המצגת על נייר או לוח גדול כאשר בכל שקף יצוין בראשי פרקים מה התוכן והתמונה שיופיעו בו. ממקמים את סדר השקפים, מה יופיע בשקף הפתיחה, איזה נושא יוצג ראשון ומה יסגור את המצגת.

שלב ג' – הכנסת התוכן למצגת.

את המידע הרב מתמצתים למשפטים קצרים כל שקף לפי המידע שהוא אמור לספק. עכשיו שיש את הטקסטים בודקים את רצף הסיפור שיצרתם – האם הוא לוקה בחסר? זה המקום להשלים לשנות מיקומים.

שלב ד' – עיצוב המצגת.

בוחרים או יוצרים תבנית עיצוב שתתאים למבנה המצגת על פי הסקיצה שיצרתם. בוחרים את הפונט, הגודל והמיקום של טקסט. כאן ייעשה שימוש בצבעי המותג בתנאי שהם לא יוצרים הפרעה לעין הצופה. זה גם השלב להכניס אינפוגרפיקה ואייקונים להגברת העניין וחידוד המסר.

שלב ה' – בדיקה וחזרה גנרלית.

עוברים על המצגת שוב ושוב, מחפשים שגיאות כתיב וטעויות עיצוב. בודקים את הזרימה על ידי הצגת המצגת, אם הכול זורם והמצגת והנאום משלימים אחד את השני, עמדתם במשימה בהצלחה.

מצגת עסקית טובה, יכולה לקדם את מטרות החברה, לסגור עסקאות ולהכפיל מכירות. כל מה שצריך כדי שהיא תצליח, זה לבנות אותה בצורה נכונה ולדעת להעביר את המסרים הנכונים והמדויקים ביותר. ל-Web3D יש נסיון של 25 שנה בבניית מצגות לחברות וארגונים לכל המגזר העסקי, עם מחלקה ייעודית לאפיון, עיצוב ובניית מצגות עסקיות.

נכתב ע"י

WEB3D

לינה שניידרמן, מייסדת חברת Web3D, משמשת כראש מחלקת מיתוג ו-3D ומתמחה באפיון חווית משתמש, פיתוח שפות חזותיות, והכנת מצגות עסקיות ומצגות למשקיעים. בזכות יכולתה לשלב בין עיצוב מתקדם לתקשורת ברורה, היא יוצרת חוויות משתמש אפקטיביות ומצגות מרשימות המותאמות לצרכים עסקיים מגוונים. כמי שמובילה את תחום העיצוב בחברה, לינה ממשיכה להוות מקור השראה ולהניע חדשנות מאז היווסדה.